Суточные в 2023 году: что нужно знать работодателю

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, письмо Минтруда РФ от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415):

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

• за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения № 749). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель компании в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 положения № 749).

Величина суточных может быть любой, но ее надо зафиксировать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом или нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения № 749).

Для сотрудников федеральных госорганов и учреждений размер суточных установлен в сумме 100 рублей за каждый день нахождения в командировке, если иное не установлено Правительством РФ. Выплатить суточные в большем размере можно на основании приказа руководителя, если есть экономия бюджетных средств или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (пп. «б» п. 1, п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

Для некоторых лиц, например, федеральных государственных гражданских служащих, размер суточных при нахождении в командировках на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей установлен Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752. Он составляет 8 480 рублей за каждый день командировки. При нахождении в командировках на этих территориях в том же размере суточные полагаются и работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам, работникам других организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ, оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (пп. «а» п. 2 указа № 752, пп. «б» п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).

Как мы сказали выше, величина суточных, в том числе при командировках по России, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 положения № 749). Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то дни вычисляют по служебной записке, которую он должен представить по возвращении (письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить (п. 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1):

• документы о найме жилья на месте командировки;

• служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства, помимо общих правил выплаты суточных, необходимо учитывать некоторые особенности.
За время нахождения в пути сотруднику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

• при проезде по территории России — в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по РФ, если другое правило не установлено Трудовым кодексом, другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, пп. «а» п. 17 положения № 749);

• при проезде по территории иностранного государства — в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, пп. «б» п. 17 положения № 749).

Пример 1.

Сотрудник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07:44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09:47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля. Локальным нормативным актом компании предусмотрено, что размер суточных составляет 700 рублей — для командировок по России, 2 500 рублей — для командировок за границу. За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 рублей, а начиная с 9 апреля — 2 500 рублей за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 положения № 749, п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Пример 2.

Сотрудник командирован из Санкт-Петербурга в Мадрид. Самолет вылетает из Санкт-Петербурга 8 апреля в 19:45 и прибывает в Мадрид в этот же день в 21:40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19:45 из Мадрида в Санкт-Петербург, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 положения № 749).

Пример 3.

В локальном нормативном акте компании предусмотрено, что размер суточных составляет 2 000 рублей — при командировках в страны СНГ, 2 500 рублей — при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 рублей, а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 рублей.

Даты пересечения границы определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 положения № 749).

При поездке работника в страны СНГ, при проезде в которые отметка в паспорте не ставится, день пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 положения № 749).

Разберем расчет суточных на конкретном примере.

Сотрудник выезжает в командировку 10 марта поездом в 23:15, а возвращается 13 марта в 06:40. В компании норма суточных при командировках по России составляет 800 рублей в день.

Суточные надо выплатить за 4 дня — с 10.03.2023 по 13.03.2023. Их размер составит 800 руб. x 4 дн. = 3 200 рублей.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах и не облагается взносами на травматизм.
НДФЛ и взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС надо начислить на суточные сверх нормы. Они составят (800 руб/дн. — 700 руб/дн.) x 4 дн. = 400 рублей.

Командировочные расходы, в том числе суточные, относятся к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 gоложения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РA от 06.05.1999 № 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, то есть в периоде утверждения авансового отчета работника руководителем компании (п. 18 ПБУ 10/99).

До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату суточных, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных, признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

НДФЛ

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 1 ст. 217 НК РФ):

• 700 рублей — за каждый день нахождения в командировке на территории России;

• 2 500 рублей — за каждый день нахождения в командировке за границей;

• в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, за каждый день нахождения в командировке на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры.

Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Для этого нужно рассчитать:

• сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;

• сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (пп. 1, 3, 3.1 ст. 224 НК РФ). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например, зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы

Сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами:
1) на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ):
• в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

• 2 500 рублей — за каждый день нахождения в заграничной командировке;

• в размерах, установленных актом Президента РФ и (или) Правительства РФ, — если суточные выплачиваются командированным на территории, нуждающейся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры. Это положение касается правоотношений, возникших с 1 января 2022 года (ч. 7, 11 ст. 14 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ);

2) на страхование от несчастных случаев — в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Освобождение не распространяется на выплаты в иностранной валюте вместо суточных (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ):

• членам экипажей судов заграничного плавания российскими судоходными компаниями;

• личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Такие выплаты исключены из перечня выплат, не облагаемых страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Сумма суточных, превышающая установленные нормы, включается в базу для исчисления страховых взносов (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 2 ст. 422 НК РФ, пп. 1, 2 ст. 20.1, п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Налог на прибыль

Нет ограничений размера суточных для исчисления налога на прибыль в НК РФ. Суточные учитываются в составе командировочных расходов в том объеме, который установлен коллективным договором или локальным нормативным актом компании, например, положением о командировках (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Бухгалтерские записи будут следующими.

Операция	Дебет	Кредит
Выданы под отчет работнику денежные средства на оплату суточных	71	50
Сумма суточных включена в состав расходов по обычным видам деятельности	26 (44)	71
Удержан НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных	70	68
Начислены страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных	26 (44)	69