Премии сотрудникам к Новому году

Законодатель не установил случаи, когда работникам выплачиваются премии. Работодатель может, а иногда и обязан поощрять своих сотрудников в соответствии с действующей в организации системой оплаты труда и премирования.

В каком случае выплата премии право компании, а в каком — обязанность, руководство определяет самостоятельно на основании действующих внутренних документов. Если там указано, что премия к Новому году — это негарантированная выплата, то назначение такой премии — право работодателя. Так, может быть прописано, что премиальные выплаты в конце года назначаются по решению работодателя и зависят от оценки результатов труда сотрудников или финансово-хозяйственных результатов организации. А вот если указано, что премия по итогам года выплачивается в любом случае, то она обязательна. Поэтому работодателю в первую очередь нужно проверить, как сформулированы условия премирования в соответствующем локальном нормативном акте, коллективном договоре, если он есть, отраслевом (межотраслевом) соглашении, если оно действует по организации и содержит положения о премировании, трудовом договоре работника. Это следует из ч. 2 ст. 22, абз. 5 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ.

Если же администрация компании хочет оформить премию как разовое поощрение, то можно руководствоваться порядком поощрения, который предусмотрен локальным нормативным актом фирмы (ч. 4 ст. 189, ст. 191 ТК РФ). Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка. Не будет нарушением, если за особые трудовые достижения работодатель разово премирует работника или нескольких человек даже в том случае, когда специальный порядок премирования не предусмотрен. Это право компании в силу ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ. Однако в такой ситуации подобную выплату, возможно, не получится учесть в расходах на оплату труда. 

Оформление каких-либо обязательных кадровых документов в данном случае законодателем не предусмотрено. Выплата новогодней премии, как правило, оформляется приказом работодателя.

Ознакомление работника с приказом о премировании законом прямо не предусмотрено. Но всё же лучше это сделать, чтобы известить сотрудника о выплате ему премии и о ее размере. Так, забегая вперед скажем, что если поощрительная выплата оформляется по унифицированным формам № Т-11 или № Т-11а, то для подписи специалиста об ознакомлении с приказом в этих документах предусмотрены специальные графы. Также обязанность знакомить работников с приказами о премировании может быть установлена во внутренних документах компании, к примеру, в Положении о премировании (ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ).

Приказ о выплате премии к Новому году можно составить в произвольной форме, которую работодатель разработал сам, если он решил не пользоваться унифицированными формами. Если же используются унифицированные формы, то приказ оформляется:

• по форме № Т-11 — для одного работника;
• по форме № Т-11а — для нескольких работников.

Такие формы приказов подходят для оформления любых видов поощрений. Помимо данных работника в таком документе нужно указать информацию о виде поощрения, а также мотив поощрения, то есть то, за какие трудовые заслуги или по каким иным причинам работник премируется. Обычно премии к Новому году не зависят от должностей, размера оплаты труда, производственных результатов и выплачиваются в одинаковых для всех суммах.

Никакие другие документы, помимо приказа составлять не требуется. А вот подготовка самого приказ не должна зависеть от того, предусмотрена или нет выплата праздничной премии в трудовых договорах или локальных нормативных актах компании. Отсутствие упоминания о премии в указанных документах не препятствует её выплате. Однако не предусмотренная системой оплаты труда премия к Новому году в расчет среднего заработка работника, в том числе, для расчета ему отпускных не включается, а предусмотренная — включается (п. 3 Положения о среднем заработке, утвержденного Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Если в приказе прописать, что премия выплачивается просто к Новому году, то это будет подразумевать, что она выплачена за непроизводственные результаты, не связана с производственной деятельностью предприятия и носит разовый характер. Учет такого поощрения будет следующий:

• в целях налогообложения по налогу на прибыль такая выплата не учитывается (ст. 252 НК РФ).
• по УСН с объектом «доходы минус расходы» нельзя учитывать в налоговых расходах разовые премии к праздникам;
• любые виды премий облагаются НДФЛ без каких-либо исключений, поскольку являются доходом сотрудников (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ);
• объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения физлицам в рамках трудовых отношений. Суммы, не подлежащие обложению взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ. И такого исключения, как «разовые премии к праздникам», в этом списке нет. Поэтому работодатель, выплачивающий своим сотрудникам разовую премию к Новому году, должен начислить и уплатить с «премиальных» сумм страховые взносы (Письма Минфина от 15.02.2021 № 03-15-06/10032, от 14.12.2020 № 03-15-06/109203). Но нужно учитывать, что так считает Минфин, суды же считают по-другому. По их мнению, разовая премия к празднику не может быть отнесена к выплатам в рамках трудовых отношений и носит социальный характер, а потому она не должна облагаться взносами. Правда, при условии, что выплачена премия в одинаковом размере всем сотрудникам, независимо от их должности и выполняемой работы (Определение ВС от 27.12.2017 № 310-КГ17-19622; Постановления АС ЗСО от 16.10.2020 № Ф04-4379/2020; АС ВСО от 13.06.2019 № А19-20591/2018). Но если компания решит придерживаться позиции «не облагать» выплаты страховыми взносами, то её руководство должно быть готово к спорам с проверяющими органами.

В то же время, если работодатель приурочит выплату премий своим сотрудникам не к Новому году, а к трудовым успехам работников за прошедший год, то ситуация изменится. Тогда премии будут считаться частью системы оплаты труда и порядок их налогообложения будет гораздо более выгодным для организации-работодателя. Ведь выплаченные производственные премии (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 2 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986, от 25.10.2018 № 03-15-06/76608):

• учитываются в целях налогообложения при ОСН;
• учитываются в целях налогообложения при УСН;
• облагаются НДФЛ;
• облагаются страховыми взносами. 

В этом разделе рассмотрим заполненные образцы возможных вариантов составления приказа о поощрении работников новогодними премиями, о которых мы говорили ранее. Во всех образцах привяжем поощрительную выплату к системе оплаты труда. При этом рекомендуется сделать ссылку на локальные нормативные акты, которые закрепляют основания и порядок премирования работников.

Для оформления приказа о премировании работника компании к Новому году можно использовать унифицированные формы, в том числе № Т-11 — для одного работника и Указания по их применению и заполнению, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Такие формы приказов подходят для оформления всех видов поощрения.

Если премируется нескольких работников, то используется форма № Т-11а. Приказ при этом издаётся на основании представления руководителей структурных подразделений, в которых работают сотрудники. При заполнении унифицированных форм нужно строго следовать их содержанию и не оставлять строки пустыми во избежание претензий контролирующих органов.

Если организация утвердила собственную форму приказа о премировании, то она должна использовать такую форму. В документе о поощрении сотрудника нужно указать, кому и за что платится премия и в каком размере. Работника знакомят с приказом под роспись.

Также допускается использовать форму документа, разработанную самим работодателем. Требования к оформлению такого документа могут быть прописаны во внутренних документах компании.