Акт выполненных работ

Закрывающие первичные документы нужны для того, чтобы подрядчик или исполнитель смог отразить в учете выручку от продажи работ или услуг, а заказчик — принять к учету расходы. В качестве такого документа выступает и акт на сделанные работы и услуги.

Важно понимать, что законодательство не требует составлять акты. Стороны самостоятельно решают, какими документами оформить сделку, например, универсальным передаточным документом или товарной накладной. Последняя может быть составлена, если подрядчик установил проданные заказчику комплектующие.

Исключение из правил предусмотрено только в двух случаях. Во-первых, акт произведенных работ нужно составлять по договору строительного подряда. При этом используется унифицированная форма КС-2. Во-вторых, акт проведенных работ или оказанных услуг оформляется, если такое условие прямо предусмотрено в договоре.

Тем не менее принято выполнение любой работы или услуги оформлять актом, поскольку в нем фиксируют сдачу результата работ, услуг подрядчиком или исполнителем и его приемка клиентом (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

В документе отражаются все недостатки, выявленные заказчиком в процессе приемки, а также возможность последующего предъявления претензий к исполнителю, когда недостатки работ будут обнаружены позже. Поэтому правильно оформленный акт поможет сторонам защитить права в случае споров.

По результатам приемки-сдачи результатов работ или услуг обе стороны договора подписывают акт выполненных работ или оказанных услуг. Это означает что подрядчик и исполнитель должны завизировать два экземпляра документа – по одному для каждого участника сделки.

При наличии недостатков стороны подписывают один из следующих актов:
• с замечаниями;
• о недостатках;
• о существенных недостатках.

Об устранении замечаний подрядчик уведомляет заказчика. После этого происходит приемка части работ, выполненных с нарушениями, и стороны подписывают новый закрывающий документ.

Однако встречаются случаи, когда подрядчик сделал работу надлежащим образом и направляет клиенту акт, а последний отказывается его подписывать. В такой ситуации у подрядчика может возникнуть проблема истребования оплаты за выполненные работы в суде.

Чтобы снизить риски, исполнителю выгоднее в договор подряда включить условие о том, что работы автоматически признаются выполненными и принятыми, если от заказчика не поступил мотивированный отказ. Такое положение договора упростит процедуру доказывания в суде и будет основанием для признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

Кроме того, ГК РФ сказано, что, если одна из сторон отказывается подписывать документ, другая сторона вправе сделать об этом отметку в документе. Тогда приемка результата работ будет подтверждена актом за подписью одной из сторон.

Для того чтобы односторонний акт был принят в качестве доказательства в суде и его можно было утвердить для учета затрат, рекомендуется выполнение следующих условий:
• документ подписан подрядчиком по форме, предусмотренной в договоре;
• подрядчик направил заказчику уведомление о необходимости принять результаты работ;
• подрядчик подписал и направил заказчику полный комплект документов по сделке;
• заказчик не представил подрядчику мотивированный отказ.

Порядок принятия услуг по акту идентичен порядку принятия работ: исполнитель оказывает услугу, заказчик оценивает ее качество, затем стороны подписывают договор. Однако так как результат оказания услуг может быть не овеществлен, нужно дополнительно удостовериться в том, что услуги действительно выполнили. Это подтверждает деловая переписка и другие документы.

По общему правилу документ составляется в момент совершения хозяйственных операций либо сразу после ее совершения. Новыми стандартами учета определено, что датой составления первичного документа считается календарное время его подписания ответственным лицом, совершившим сделку и ответственными за ее оформление (пп. «а», п. 8 ФСБУ 27/2021).

Зачастую даты совершения операции и даты подписания документов совпадают. Однако в случае если первичный документ подписан позже, информация о дате совершения сделки обязательно отражается в первичном документе.
Например, акт проведенных работ по укладке асфальта за сентябрь составлен и подписан в первые дни октября, но в нем однозначно указано, что работы выполнены в сентябре. Тогда в учете подрядчик отражает реализацию, а заказчик расходы именно в сентябре.

Некоторые услуги выставляют регулярно или с определенной периодичностью. Например, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. В частности это касается электро-, водо-, тепло- и газоснабжения, услуг по предоставлению имущества в аренду. В таком случае акт оказанных услуг датируется последним днем месяца или квартала, в котором услуга оказана.

Акт проведенных работ и услуг не имеет унифицированной формы. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать форму документа, предусмотрев в нем обязательные реквизиты, как то:
• название документа;
• дату составления;
• реквизиты экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единицы измерения;
• Ф.И.О. должности лиц, совершивших сделку и исполнителей;
• подписи всех сторон, участвующих в оформлении сделки.
Такие правила предусмотрены в ст. 9 Федерального закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ.

Но компании нередко включают в акты дополнительную информацию. Например, сведения о сторонах сделки, информацию о договоре, название работ или услуг, дату и сроки проведении работ, а также количество и стоимость работ.

Печать на документе ставить нужно не всегда. С точки зрения закона этот реквизит в документе не нужен. Но если в акте предусмотрен реквизит «М.П.», то при наличии печати безопаснее ее поставить.

Типовые формы обычно оформляют при выполнении строительно-монтажных работ. В этой сфере применяют формы КС2 и КС3, в которые также не запрещено включать дополнительные реквизиты. Доработанный бланк при этом утверждается в учетной политике.

Помимо этого, стороны договора могут использовать иную форму акта для оформления конкретной сделки. Например, заказчик вправе потребовать внести изменения в форму акта. В таком случае нужно приложить бланк документа к договору подряда или услуг. Также в учетной политике следует предусмотреть возможность вносить изменения в формы утвержденных первичных документов, если возникнет такая нужда.

Форма акта приемки-сдачи выполненных работ или акта оказанных услуг не регламентирована, поэтому может быть составлена в произвольно.
В шапке документа указываются реквизиты организации — официальное название, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, реквизиты банковского счета. Затем прописывают название документа, номер и дата его составления.

В основной части отражается информация о сторонах сделки, договоре подряда, названии работ или услуг, об их количественном и стоимостном измерении.

Чтобы без рисков принять расходы по работам или услугам для целей налогообложения, их название надо детализировать. Особенно это актуально для услуг, которые не имеют вещественной формы.
Например, при составлении акта на юридические услуги в содержании документа лучше указать: «Юридические услуги по оформлению договора купли-продажи №… от…», а не просто «Юридические консультации» или «Консультирование».

Также нужно учесть качество результатов сделки. Обычно если работы выполнены либо услуги оказаны надлежащим образом, стороны прописывают в акте: «Работы приняты в полном объеме. Претензий к качеству и срокам выполнения не имею» или «Услуги оказаны в полном объеме. Претензий к качеству и срокам выполнения нет». Такие формулировки будут аргументом в случае судебных споров. В конце документ подписывают лица, ответственные за совершение сделки и оформление ее результатов.