Несмотря на законодательство, в некоторых компаниях сотрудники работают без отпуска в течение нескольких лет подряд. Причины могут быть разными, например, высокая загруженность или желание получить деньги взамен отпуска. В любом случае при увольнении работодатель должен выплатить сотруднику компенсацию за все накопленные дни отпуска. Как правильно выплатить компенсацию, вы узнаете в нашей статье.
В случае если сотрудник решит покинуть компанию, он вправе получить денежную компенсацию за все дни отпуска, которые не успел использовать за время работы у этого работодателя. Срок выплаты – последний рабочий день. На выплату компенсации не влияет причина прекращения трудового договора (ст. 127 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 25.01.21 № 14-2/ООГ-521, Роструда от 02.07.09 № 1917-6-1).
Компенсацию при увольнении выплачивают всем сотрудникам, которые работают в организации по трудовому договору, в том числе:
• совместителям, внутренним и внешним;
• сезонным работникам;
• сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев;
• надомникам;
• дистанционным сотрудникам.
Так как при расчете компенсации отработанные дни менее половины месяца исключают из расчета, а более половины – округляют до полного месяца, право на компенсацию появляется у работника после отработки первых двух недель у данного работодателя (п. 35 правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169).
Помимо новичков, проработавших на предприятии менее 14 дней, компенсация не выплачивается:
• работникам, с которыми заключены договоры ГПХ;
• внештатным сотрудникам.
Не положена компенсация и при переводе из одного подразделения в другое, так как не происходят смена работодателя и увольнение.
Невыплата или неполная выплата компенсации при увольнении в установленный законом срок влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц организации и индивидуальных предпринимателей – от 1 до 5 тыс. рублей, на юридических лиц – от 30 до 50 тыс. рублей. При повторном правонарушении штрафы увеличиваются и составляют для должностных лиц организации и предпринимателей – от 10 до 20 тыс. рублей, для организаций – от 50 до 70 тыс. рублей.
Повторное нарушение закона может привести к дисквалификации должностного лица на срок от одного до трех лет. Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 КоАП РФ.
Сотрудник вправе попросить оплатить часть неиспользованного им отпуска, которая превышает 28 дней. Это возможно, только если работнику положен дополнительный или удлиненный отпуск. Накопленные дни обычного отпуска нельзя заменить компенсацией (ст. 126 ТК РФ).
При выплате компенсаций за несколько лет сотруднику можно оплатить только ту часть неиспользованного отпуска, которая превышает 28 дней за год. Полная компенсация выплачивается только при увольнении работника.
Нельзя заменить денежной выплатой основной оплачиваемый отпуск работникам следующих категорий:
• беременным женщинам;
• работникам, не достигшим 18 лет;
• сотрудникам, занятым на работах с вредным или опасным производством. Однако вредникам разрешено заменить компенсацией дополнительные дни отпуска в части, превышающей 7 дней (ст. 117 ТК РФ).
Законодательство предусматривает особые ограничения в отношении:
• сотрудников таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона от 21.07.97 № 114-ФЗ);
• органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 положения, утвержденного Постановлением Верховного Суда РФ от 23.12.92 № 4202-1);
• и других госорганов, если это прямо предусмотрено в законе.
Работодатель не обязан по умолчанию заменять отпуска денежной компенсацией, поэтому сроки выплаты определяются из договоренности между сотрудником и представителем администрации компании.
Для получения денежной выплаты вместо части отпуска сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. На его основании руководитель утверждает приказ и распоряжается выплатить компенсацию.
Выплатить деньги можно в промежуточный период по расходному кассовому ордеру или на расчетный счет сотрудника. Допускается выплата компенсации по ведомости вкупе с заработной платой.
Нет отдельной утвержденной формы заявления на замену части отпуска денежной выплатой. Его можно оформить в произвольной форме или взять за образец заявление на предоставление дней основного оплачиваемого отпуска.
В шапке заявления нужно указать Ф.И.О. руководителя организации и от кого написано заявление. В теле письма – сколько дней какого отпуска нужно заменить компенсацией со ссылкой на ст. 126 ТК РФ. Под основным текстом надо проставить подпись заявителя и дату подачи заявления.
Заявление сотрудника о замене отпуска денежной компенсацией можно скачать по ссылке.
Способ расчета компенсации за неиспользованный отпуск аналогичен способу расчета отпускных. Для определения суммы компенсации используйте следующий алгоритм.
Шаг 1. Определите стаж для предоставления отпуска в полных месяцах.
В соответствии со статьей 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляют работникам продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым категориям сотрудников предоставляют удлиненный отпуск протяженностью более 28 дней. К такой категории, например, относятся работники младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ) и работники педагогической сферы (Федеральный закон от 29.12.12 № 273-ФЗ).
Право на отпуск за первый год работы появляется у сотрудника через 6 месяцев непрерывной работы в компании. В случае если работник отработал рабочий год полностью, то при увольнении ему полагается компенсация за отпуск в полном объеме — за 28 календарных дней или более, если в компании предусмотрен расширенный отпуск.
Человеку, отработавшему 11 месяцев, при увольнении положена компенсация отпуска за полный рабочий год, даже если 11 месяцев получились при округлении (п. 28 правил об отпусках, письмо Роструда от 22.06.22 № ПГ/15718-6-1).
Полную компенсацию получат также работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:
• сокращения штата;
• ликвидации организации;
• призыва на военную службу;
• признания сотрудника неспособным к труду согласно медицинскому заключению.
Во всех остальных случаях работники получают компенсацию пропорционально отработанному времени.
На текущий момент в ТК РФ не описан точный принцип расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении в случае, если рабочий год отработан не полностью.
Но Федеральная служба по труду и занятости в письме от 09.08.11 № 23686-1 разъясняет этот момент, ссылаясь на пп. 28 и 29 правил, утвержденных НКТ СССР 30.04.30.
В соответствии с пунктом 35 правил в случае, если рабочий год отработан не полностью, неиспользованные дни отпуска рассчитывают пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие 15 дней и более, округляются до полного месяца, а менее 15 дней – исключаются из расчета.
При расчете трудового стажа, за который накапливаются дни отпуска, учитывайте только те периоды, когда за сотрудником сохранялось место работы, в том числе дни отпуска, периоды нетрудоспособности, командировки, выходные и праздничные дни.
В трудовой стаж работы не включают:
• время отсутствия работника на работе без уважительных причин (ст. 76 ТК РФ);
• время отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста;
• отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 дней.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включаются только фактически отработанные дни во вредных условиях.
Шаг 2. Рассчитайте дни отпуска, которые сотрудник не успел использовать в период работы.
Чтобы определить общее количество дней отпуска, которые полагаются сотруднику за весь период работы, воспользуйтесь формулой: общее количество дней отпуска = продолжительность ежегодного отпуска : 12 х количество полных отработанных месяцев.
В случае когда продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 дней, за месяц положено 2,33 дня отпуска. Эта цифра получится, если разделить 28 дней отпуска на 12 месяцев.
То есть для стандартного случая формула будет следующей: общее количество дней отпуска = 2,33 х количество полных отработанных месяцев.
Чтобы получить количество неиспользованных дней отпуска, от полученного по формуле результата отнимите дни, которые работник успел отгулять.
Шаг 3. Рассчитайте средний дневной заработок для определения размера выплаты.
Средний заработок для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск определяется через соотношение суммы выплат за расчетный период к количеству дней в расчетном периоде.
Первый показатель – сумма выплат за расчетный период – складывается из следующих выплат, это:
• заработная плата в денежном и натуральном выражении;
• надбавки за выслугу лет, работу во вредных условиях труда и пр.;
• оплата за выходные и праздничные дни, сверхурочные;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• другие виды оплаты труда, перечисленные в локальных актах предприятия.
Подробный перечень выплат для расчета среднего заработка представлен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.07 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
В расчете среднего заработка не участвуют выплаты социального характера, материальная помощь, различные виды пособий, компенсация за проживание, питание, проезд. То есть те виды выплат, которые не имеют отношения к оплате труда работников.
Расчетный период для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения работника (п. 4 положения о средней заработной плате).
Если работник увольняется в последний месяца, этот временной промежуток войдет в расчетный период. В случае если увольняемый сотрудник проработал менее 12 месяцев, в расчете будет участвовать фактически отработанный период, предшествующий месяцу увольнения.
Из расчетного периода нужно исключить дни, когда за работником сохранялся средний заработок, например, дни командировки.
Также в расчете не участвуют периоды, в которые работник:
• получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
• пребывал в декретном отпуске;
• использовал основной оплачиваемый отпуск;
• не работал в связи с простоем или по форс-мажорным причинам;
• в других случаях освобождался от работы.
Если на вашем предприятии компенсация выплачивается за отпуск в календарных днях, то рассчитывайте средний дневной заработок в зависимости от того, полностью отработан расчетный период работником или нет.
При расчете среднего дневного заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, используют среднемесячное число календарных дней — 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).
Если сотрудник отработал год без отпусков, больничных и других исключаемых периодов, размер среднего заработка у него будет рассчитан следующим образом: средний дневной заработок = сумма выплат за 12 месяцев : (29,3 х 12).
Если в расчетном периоде у сотрудника были исключаемые дни, например, он пребывал отпуске, количество дней в каждом неполном месяце нужно определить так: 29,3 : количество дней в месяце х количество фактически отработанных календарных дней.
Например, если работник отдыхал в июне две недели, количество дней, которые попадут в расчет компенсации, составит 15,63 дня (29,3 : 30 (дней в июне) х 16 (фактически отработанных дней). А формула расчета среднего заработка для этого работник будет следующей: средний дневной заработок = сумма выплат за 12 месяцев (без учета отпускных) : (29,3 х 11) + 15,63.
Если компенсацию нужно выплатить за отпуск в рабочих днях, то рассчитывайте средний дневной заработок по формуле, предусмотренной для этого случая: средний дневной заработок = сумма выплат за 12 месяцев : количество отработанных дней, исходя из нормы 6-дневной рабочей недели. Эта формула используется и в тех случаях, когда работник трудится по 5-дневке.
Если у работника не было заработка в течение 12 месяцев или дни за весь расчетный период были исключены согласно правилам, перечисленным в Постановлении Правительства РФ от 24.12.07 № 922, средний заработок нужно определить исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.
Если у сотрудника начисления заработной платы не было ни в расчетном периоде, ни до него, средний заработок определяют из размера заработной платы, начисленной за отработанные дни в месяце увольнения.
Если у сотрудника вообще не было начислений до момента увольнения, нужно рассчитать компенсацию исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада.
Несмотря на видимую сложность расчета, компенсацию за отпуск при увольнении легко рассчитать, используя калькулятор компенсаций на профильных сайтах в Интернете.
Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация. Затем производится расчет суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника. Кстати, при необходимости калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.
Для расчета дней отпуска, подлежащих компенсации, нужно внести в ячейки:
• даты приема и увольнения;
• причину расторжения договора;
• длительность годового отпуска;
• периоды, не включаемые в стаж;
• использованные дни отпуска.
Для расчета среднедневного заработка на странице калькулятора следует указать суммы выплат по месяцам. Здесь же результат расчета можно распечатать, чтобы приложить к пакету документов при увольнении.
С компенсации за неиспользованный отпуск при выплате нужно удержать НДФЛ в размере 13 процентов или (в случае превышения лимитов) 15 процентов и перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода налогоплательщику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
За невыполнение обязанности по уплате НДФЛ налоговому агенту грозит штраф в размере 20 процентов от суммы налога (п. 1 ст. 123 НК РФ). За период просрочки начислят пени (ст. 75 НК РФ). Должностных лиц компании могут привлечь к административной и даже уголовной ответственности.
К административной ответственности могут привлечь сотрудника, который отвечает за правильное ведение и своевременное составление отчетности по НДФЛ (п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.10.2006 № 18).
Отдельных штрафных норм в законе нет, поэтому за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля, или представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде могут оштрафовать на 300 или 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
В случае грубых нарушений и повторных нарушений сумма штрафов возрастает. За грубое нарушение оштрафуют на 5 или 10 тыс. рублей. За повторное нарушение – на 10 или 20 тыс. рублей или дисквалифицируют на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
Уголовная ответственность может наступить за недоимку в крупном или особо крупном размере. К ответственности могут привлечь должностное лицо, на которое возложены обязанности по расчету, удержанию или перечислению налога. В зависимости от нарушения санкции могут быть разными (ст. 199.1 УК РФ).