В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ работодатель вправе перейти на электронный кадровый документооборот — создавать, подписывать, хранить, использовать документы в сфере трудовых отношений в цифровом виде без дублирования на бумаге.
При создании электронных документов должны применяться единые требования к их составу и форматам. Такие требования утвердил Минтруд РФ Приказом от 20.09.2022 № 578н.
Определено, что оформленный только в электронном виде кадровый документ должен иметь следующие элементы структуры:
- основная часть в формате PDF/A-1A;
- приложения в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронная подпись в виде файлов;
- машиночитаемая доверенность;
- описание электронного документа в формате XML.
В приложении приведен перечень структурных элементов описания кадрового электронного документа.
Утверждены единые требования к кадровым электронным документам