Увольнение в отпуске

Закон не запрещает уволить работника во время его нахождения в отпуске, если уход связан с собственным желанием работника, а не инициативой работодателя (п. 3 ч. 1 ст. 77, ч. 6 ст. 81 ТК РФ, письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).

Работодателю при увольнении сотрудника во время ежегодного оплачиваемого отпуска следует обратить внимание на соблюдение требований законодательства, в частности:

1. Своевременно выплатить работнику все причитающиеся ему суммы зарплаты и компенсаций при увольнении. При нарушении данного требования для работодателя предусмотрена ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния в соответствии со ст. 145.1 УК РФ). Кроме того, в случае несвоевременной выплаты работодатель должен будет перечислить работнику полагающиеся суммы с начисленными на них процентами по ст. 236 ТК РФ.
2. Предоставить в органы ПФР сведения о трудовой деятельности уволенного работника при сдаче отчета по форме СЗВ-ТД (ч. 1—2 ст. 66.1 ТК РФ, пп. 1, 2.4—2.6 ст. 11 закона о персонифицированном учете). За нарушение правил предусмотрена административная ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ для должностных лиц и по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (ст. 17 закона о персонифицированном учете) для юридических лиц и ИП.
3. Отразить сведения об увольнении в трудовой книжке и выдать ее работнику, если трудовая книжка велась, либо предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в положенный срок. За задержку выдачи предусмотрена материальная ответственность для работодателя по ст. 234 ТК РФ.
4. Соблюсти процедуру увольнения и порядок документального оформления прекращения трудовых отношений. Ответственность за иные нарушения при увольнении предусмотрена ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Перед тем как уволиться по собственному желанию, работник должен предупредить работодателя о своем намерении в заявлении, нахождение работника в отпуске не должно этому препятствовать (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Находясь в отпуске, работник может подать заявление удаленно, например, направив работодателю заказное письмо по почте (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6). Электронное письмо с заявлением об уходе будет иметь законную силу, если речь идет о дистанционном работнике и заявление подписано усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством об электронной подписи и внутренними документами работодателя, регулирующими кадровый электронный документооборот (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Заявление об увольнении по собственному желанию составляется в произвольной форме, но оно должно отражать следующие моменты:

1) просьбу работника о прекращении трудовых отношений по собственной инициативе;

2) дату увольнения с учетом предусмотренного срока предупреждения работодателя об уходе (в общем порядке — две недели с даты самого заявления);

3) собственноручную подпись работника.

Если одного из этих трех элементов не хватает, надо попросить работника переписать заявление, в противном случае можно ошибиться с фактической датой увольнения, которая влияет не только на окончательную сумму расчетов с работников, но и на законность всей процедуры. Заявление должно быть направлено работодателю заблаговременно до даты ухода работника из компании.  Работник должен предупредить об уходе не менее чем за две недели до увольнения, соответственно, заявление направляется работодателю не позже 14 календарных дней до ухода (включая нерабочие дни). Течение этого срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Стороны могут согласовать порядок отработки работником двух недель до увольнения (срок на предупреждение работодателя), либо прекратить трудовые отношения в более короткий срок. В последнем варианте работник просто указывает более раннюю дату увольнения, чем та, когда истекает срок предупреждения об увольнении.

Если работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением, то днем увольнения будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ).

Специальных требований к содержанию заявления об увольнении во время отпуска нет. Работодатель обязан принять составленное должным образом заявление об увольнении. Увольняя работника по собственному желанию в период ежегодного отпуска, работодатель оформляет стандартные документы, предусмотренные ч. 4 ст. 66, ч. 1—2 ст. 66.1, ч. 5 ст. 80, ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, пп. 1, 2.4—2.6 ст. 11 закона о персонифицированном учете.

Приказ об увольнении ничем не отличается по форме при уходе работника из отпуска, в нем следует отразить основание для ухода по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если ознакомить работника с приказом под подпись не получается ввиду отпуска, то в приказе делается  соответствующая запись: «Ознакомить с приказом невозможно по причине нахождения работника в отпуске» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Работнику, который увольняется по собственному желанию в период ежегодного отпуска, нужно выплатить все причитающиеся ему суммы,  в том числе зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск, а также произвести удержания за неотработанные дни отпуска (ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 140, ч. 1, 2 ст. 137  ТК РФ). Удержания за неотработанные дни отпуска не должны превышать  20 процентов от суммы зарплаты, выплачиваемой при увольнении. Если сумма удержаний превышает 20 процентов либо выплат при увольнении недостаточно для погашения долга за неотработанные дни отпуска, то сумма превышений может быть возвращена работником только в добровольном порядке (ч. 4 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19).

При окончательном расчете следует также проверить, не предусмотрены ли трудовым или коллективным договором иные дополнительные выплаты при увольнении работника по собственному желанию (например, в связи с выходом на пенсию).

Если работник получал зарплату на банковскую карту, то в день увольнения ему следует перечислить все полагающиеся выплаты на нее, даже если он не пришел за окончательным расчетом лично (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Если работник получал зарплату в кассе компании, то следует заблаговременно направить ему уведомление о необходимости явиться в день увольнения для получения окончательного расчета.

При увольнении работника ему рассчитывают компенсацию отпуска за весь период трудовых отношений с работодателем исходя из его среднего дневного заработка и количества дней неиспользованного отпуска.

При определении количества дней неиспользованного отпуска, подлежащих денежной компенсации, дни ежегодного оплачиваемого отпуска (по день увольнения) включаются в стаж работника. То есть работнику за период его отпуска (по день увольнения) начисляются дни ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 114, ч. 1 ст. 121, ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Среднедневной доход работника определяется  в том же порядке, как и при подсчете суммы отпускных. Расчетный период для компенсации — 12 календарных месяцев перед увольнением с учетом месяца увольнения. Если расчетный период приходится целиком на декрет и отпуск по уходу за ребенком, то его надо будет заменить на иной период.

Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

Пушкин В.Н. принят в ООО «Рогнеда» 14.03.2018, увольняется 28.09.2022. За все годы работы был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2021 по 23.09.2021. За расчетный период с 01.09.2021 по 31.08.2022 начислены зарплата 650 тыс. рублей, отпускные — 40 тыс. рублей.

1. Считаем средний дневной заработок.

В расчетном периоде полностью отработаны 11 месяцев — 322,3 дн. (11 мес. x 29,3) и в сентябре 2021 года 8,79 дн. (30 дн. — 21 дн.) / 30 дн. x 29,3). Общее количество дней в расчетном периоде — 331,09 дн. (322,3 дн. + 8,79 дн.).

База для расчета компенсации — 650 тыс. рублей. При исчислении среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск из расчетного периода исключается период ежегодного оплачиваемого отпуска и начисленные за это время суммы (пп. «а» п. 5 положения о средней заработной плате).

Средний дневной заработок составил 1 963,21 рубля (650 000 руб. / 331,09 дн.).

2. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.

Отработано 54 месяца (с 14.03.2018 по 13.09.2022) и 15 дней (с 14.09.2022 по 28.09.2022), которые округляются до одного месяца.

Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы — 23,33 дн. (28 дн. / 12 x 55 мес. — 105 дн.).

При подсчете месяцев работы остаток меньше половины месяца не учитывается, а половина и больше — округляется до полного месяца (п. 35 правил об отпусках).

Сотруднику, отработавшему 11 месяцев, при увольнении положена компенсация отпуска за полный рабочий год — даже если 11 месяцев получились при округлении (п. 28 правил об отпусках).

Сотруднику, отработавшему меньше половины месяца, компенсация не выплачивается, а отработавшему полмесяца и больше компенсация полагается за 2,33 дня (п. 35 правил об отпусках, письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

3. Компенсация отпуска при увольнении составила 45 801,69 рубля (1 963,21 рубля x 23,33 дн.).

Отзывать работника из отпуска, если дата его увольнения по собственной инициативе приходится на время этого отпуска, не требуется. Но в случае производственной необходимости и только с согласия работника отзыв из отпуска возможен, например, для передачи дел увольняющегося работника в компании. Но не всех сотрудников можно отозвать из отпуска, даже если они согласны.Исключения касаются беременных, работников с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 2, 3 ст. 125 ТК РФ). Если работник откажется выходить из отпуска на отзыв, работодатель не сможет на это повлиять: привлечь работника к ответственности в данном случае не получится (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Работник может явиться на работу за документами в день увольнения, даже если он находится в отпуске. В таком случае ему необходимо выдать на руки трудовую книжку (в случае ее ведения). В противном случае следует направить работнику уведомление о явке для получения трудовой книжки. Отправить письмо следует в день увольнения работника по всем известным адресам его местонахождения, это снимет с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Также работник может прислать работодателю письмо с просьбой отправить ему трудовую книжку по почте по конкретному адресу либо попросить выдать ему трудовую книжку на руки в оговоренный срок, в таком случае книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Если трудовая книжка не велась, то в день прекращения трудовых отношений работодатель предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности за весь трудовой период. Данные направляются работнику в бумажном виде заказным письмом с уведомлением или в форме цифрового документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Способ направления сведений работник указывает в своем заявлении. Если по каким-то причинам сведения не дойдут до работника по почте, то он может запросить и получить копии документов в течение трех рабочих дней со дня обращения тем способом, который был прописан в обращении бывшего работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).