Виды электронных подписей

Электронные подписи (ЭП) подразделяются на простые и усиленные. Простая электронная подпись – наименее защищенный вид. Для подтверждения того, что такая подпись сформирована конкретным лицом, используются коды, пароли или аналогичные средства (ч. 2 ст. 5 Закона «№ 63-ФЗ» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Например, это могут быть логин и пароль для входа на сайт или код, направленный в СМС-сообщении.

Усиленные электронные подписи в свою очередь подразделяются на квалифицированные и неквалифицированные. Их получают в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи (ч. 1, п. 1 ч. 3, ч. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). То есть они работают по принципу шифрования информации.
В отличие от простой, усиленные электронные подписи имеют ряд преимуществ:

• они способны идентифицировать лицо, которое подписало электронный документ;

• могут быть получены лицом путем криптографического преобразования информации с применением ключа электронной подписи;

• позволяют путем обработки информации обнаружить и зафиксировать тот факт, что после подписания электронного документа в него были внесены изменения.

Простая подпись приравнивается к собственноручной, только если это предусмотрено нормативным правовым актом или соглашением лиц, которые собираются обмениваться электронными документами, в том числе правилами платежных систем (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Такие акты и соглашения должны предусматривать (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

• правила определения лица, которое подписывает электронный документ;

• обязанность лица, которое создает или использует ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Равнозначность простой ЭП и собственноручной подписи признается, например, при оформлении запроса на предоставление государственных (муниципальных) услуг (ч. 3 ст. 21.2 Закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 № 210-ФЗ).

Простая ЭП не признается эквивалентом собственноручной подписи, заверенной печатью. Им может быть только усиленная ЭП (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Неквалифицированная подпись надежнее простой, однако, как и простая, она приравнивается к собственноручной, только если это предусмотрено нормативным правовым актом или соглашением.

Квалифицированная подпись – самый надежный вид подписи. Она автоматически приравнивается к собственноручной.

Простую электронную подпись можно использовать во внутреннем и внешнем электронном документообороте при наличии:

• соответствующего соглашения с контрагентом, с которым вы собираетесь обмениваться электронными документами (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ);

• собственной корпоративной информационной системы. Однако можно присоединиться к уже существующей системе, например, к сервису электронного документооборота (ч. 1 ст. 3 Закона № 63-ФЗ, Письмо Минкомсвязи России от 24.04.2013 № П8-1-01-4802).

Простую ЭП можно применять:

• при составлении первичных документов бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Письма ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@, Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456). Не допускается ситуация, когда одна сторона подписывает электронный первичный учетный документ электронной подписью, а другая – собственноручной (Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760);

• при дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг»;

• по общему правилу – для подписания исковых заявлений, заявлений, жалоб и других электронных документов, которые подаются через портал госуслуг либо информационную систему, определенную Верховным Судом РФ, Судебным департаментом при ВС РФ (ч. 7 ст. 4 АПК РФ, ч. 1.1 ст. 3 ГПК РФ, ч. 2.2 ст. 45 КАС РФ).

Чаще всего простую ЭП используют граждане, например, когда совершают покупки в интернет-магазинах или получают госуслуги.

Простую ЭП нельзя использовать, если:

• документ может быть исключительно бумажным с рукописной подписью, как, например, вексель (ст. 4 Закона «О переводном и простом векселе» от 11.03.1997 № 48-ФЗ, Обзор правовых позиций Президиума ВАС РФ по вопросам частного права, апрель 2014);

• электронный документ или информационная система содержат сведения, которые составляют гостайну (ч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ);

• закон, принимаемые в соответствии с ним нормативные правовые акты или соглашение между участниками электронного взаимодействия требуют использовать другой вид ЭП (п. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ). Например, простой ЭП нельзя подписывать заявления об обеспечении доказательств, иска, имущественных интересов, подаваемые в электронном виде в арбитражные суды (ч. 2 ст. 72, ч. 1 ст. 92, ч. 1 ст. 99 АПК РФ).

Электронные документы можно отправлять через специальные информационные системы. При соблюдении определенных условий такие документы считаются подписанными простой электронной подписью (ч. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).
Чтобы получить возможность использовать простую ЭП в такой системе, необходимо:

• подключиться к системе. Можно создать ее самостоятельно например, для учета ТМЦ или обмена письмами внутри организации. Или заключить на платной основе договор с оператором уже созданного сервиса. На компьютеры компании установят необходимую программу или предоставят доступ к сайту оператора системы. Чтобы через такой сервис подписывать договоры и обмениваться документами с контрагентом, нужно предварительно заключить с ним соглашение о применении конкретной системы и ее правил (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ);

• получить ключи электронной подписи. При использовании сервисов нужно завести самостоятельно или получить от оператора учетную запись с логином и личным паролем. Логин к учетной записи будет ключом проверки электронной подписи, пароль к ней – ключом электронной подписи. После получения ключа ЭП необходимо применять его в соответствии с правилами информационной системы (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Можно обмениваться с контрагентом юридически значимыми электронными документами и вне информационных систем, например по электронной почте. Чтобы документы в таком случае считались подписанными простой ЭП, нужно предварительно заключить с контрагентом соглашение, в котором прописать (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

• правила определения подписанта по его простой ЭП. Например, подписанием документа простой ЭП считается его направление с корпоративной электронной почты. В таком случае ключом ЭП будет пароль к электронному почтовому ящику, ключом проверки ЭП – адрес электронной почты;

• обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП.

Как мы сказали выше, усиленная электронная подпись подразделятся на неквалифицированную и квалифицированную. Усиленная неквалифицированная ЭП (ч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

• создается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и средств электронной подписи (специальных компьютерных программ-криптопровайдеров). Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи делает это в программе-криптопровайдере или на веб-сервисе;

• позволяет определить лицо, которое подписало электронный документ. Получатель может определить это с помощью открытого ключа проверки электронной подписи, который передает ему владелец ЭП. Получатель делает это в той же программе на своем компьютере или на том же веб-сервисе, что и владелец ЭП;

• защищает документ от изменений: позволяет получателю обнаружить все правки, которые кто-то внес в документ после того, как его подписал владелец ЭП. Это тоже делается с помощью ключа проверки ЭП.

Усиленная квалифицированная ЭП отвечает всем перечисленным выше признакам. Кроме того имеет дополнительные признаки, которые свидетельствуют о более высокой степени ее защиты:

• ключ проверки электронной подписи указывается в квалифицированном сертификате, который могут создать только в аккредитованном удостоверяющем центре. Форма и содержание сертификата регламентированы законом и требованиями ФСБ России (ч. 1, 2, 4 ст. 17 Закона № 63-ФЗ, Приказ ФСБ России от 27.12.2011 № 795);

• для создания и проверки квалифицированной ЭП используют особые средства ЭП (как аппараты, так и компьютерные программы). Они должны иметь подтверждение того, что соответствуют специальным техническим требованиям.

На практике усиленная неквалифицированная ЭП используется реже других видов. Закон предписывает применять ее в очень редких случаях. Например, с ее помощью обычные граждане и некоторые иностранные организации подают электронные документы в налоговый орган через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России (п. п. 2, 3 ст. 11.2 НК РФ).

Когда у лиц, которые собираются обмениваться электронными документами, есть возможность выбора, они тоже нечасто предпочитают неквалифицированную ЭП. Ее сложнее получить, чем простую электронную подпись. При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

Можно использовать усиленную неквалифицированную ЭП во внутреннем электронном документообороте, например, чтобы подписывать и пересылать сотрудникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры. Для этого нужно утвердить локальным нормативным актом применение такой подписи в корпоративной информационной системе.

В отношениях с контрагентами усиленную неквалифицированную ЭП удобно использовать:

• для заключения договоров. Чтобы договор считался заключенным, достаточно подписанных контрагентами с помощью таких ЭП электронных сообщений, в которых есть оферта и акцепт (п. 2 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ, п. 4 ст. 11 Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ);

• обмена иными электронными документами (например, письмами, накладными, актами, счетами). Применение неквалифицированных ЭП часто предусматривают банки в системе «Банк – клиент», например, для оформления клиентами электронных платежных поручений. Можно подписывать такой ЭП и первичные документы (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете, Письма ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@, Минфина России от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Порядок получения усиленной неквалифицированной электронной подписи различается в зависимости от того, как в дальнейшем она будет применяться.

Для использования в информационной системе документооборота во многих случаях не потребуется получать ее специально. Как правило, ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи автоматически встроены в систему. В систему может быть встроен также сертификат ключа проверки электронной подписи. Например, так чаще всего происходит при подключении к банковскому программному продукту или онлайн-сервису «Банк – клиент».

Для использования вне информационной системы, например, при обмене документами по электронной почте подпись нужно получить отдельно. Для этого следует обратится в удостоверяющий центр, который оказывает такие услуги. Он не обязательно должен быть аккредитован Минцифры России. Обратиться можно очно или онлайн. Часто удостоверяющие центры предлагают заполнить на своем сайте форму онлайн-заявки, а после ее обработки – заявление на получение неквалифицированной ЭП по форме, установленной регламентом центра.

Заявление может подать руководитель юрлица. Понадобится представить документы, которые запросит удостоверяющий центр, например, при личном присутствии — паспорт заявителя. Если он лично не присутствует, идентификация возможна путем использования (п. 1 ч. 1 ст. 13 Закона № 63-ФЗ):

• квалифицированной электронной подписи — если есть действующий квалифицированный сертификат;

• информации, которая указана в загранпаспорте гражданина РФ, содержащем электронный носитель информации;

• сведений из единой системы идентификации и аутентификации и единой биометрической системы.

Нужно заключить с удостоверяющим центром договор, оплатить услуги и в срок, определенный регламентом центра, получить подпись. Выдадут ключи ЭП и, в большинстве случаев, неквалифицированный сертификат (п. п. 1, 7 ч. 1 ст. 13, ч. 1 ст. 14, ч. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) применяют очень широко. Прежде всего, ее необходимо использовать во всех случаях, когда этого требуют нормативные правовые акты, в частности, когда нужно:

1. Подать электронные документы в государственные органы, например:

• в налоговые органы. В частности, чтобы подать через оператора электронного документооборота налоговую декларацию (п. 1 ст. 80 НК РФ);

• в службу судебных приставов, за исключением случаев, когда допускается простая ЭП (п. п. 1, 2 Приказа ФССП России от 15.01.2021 № 8);

• в таможенные органы. Например, такая подпись нужна для заявления о предоставлении отсрочки или рассрочки уплаты ввозных таможенных пошлин и налогов (ч. 2 ст. 52 Закона «О таможенном регулировании…» от 03.08.2018 № 289-ФЗ);

• в регистрирующий орган в целях госрегистрации юрлиц и ИП (п. 1 ст. 9 Закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

2. Подать электронные документы в суды, например, исковое заявление и иные документы, подаваемые посредством систем электронного документооборота участников арбитражного или гражданского процесса (ч. 7 ст. 4 АПК РФ, ч. 1.1 ст. 3 ГПК РФ). Иногда допускается применение и простой ЭП, например, в ряде случаев при подаче документов посредством единого портала госуслуг (ч. 7 ст. 4 АПК РФ, ч. 1.1 ст. 3 ГПК РФ). Подать документы в электронном виде можно, если в суде есть соответствующая техническая возможность (ч. 2 ст. 7 Закона от 30.12.2021 № 440-ФЗ).

3. Получить государственные и муниципальные услуги. Однако в некоторых случаях допускается применение простой ЭП. Правила определения видов ЭП, используемых для данной процедуры, установлены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 № 634.

4. Внести сведения в государственные базы данных, например ЕФРСФДЮЛ (п. 5 ст. 7.1 Закона № 129-ФЗ, п. 2.5 Порядка, утвержденного Приказом Минэкономразвития России от 05.04.2013 № 178).

5. Участвовать в электронных государственных торгах (п. 3 ч. 1 ст. 4, ч. 5.5 ст. 112 Закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ, ч. 5 ст. 3.3 Закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ).

6. Подписать электронные счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Даже когда есть возможность выбрать другую электронную, многие компании предпочитают использовать квалифицированную.

Дело не только в высокой степени ее защиты, но и в юридической силе. УКЭП нельзя использовать лишь на документе, который в силу закона или принимаемых в соответствии с ним нормативных правовых актов может быть только бумажным, как, например, вексель.

Эту ЭП можно также применять, если есть требование заверить документ печатью. Если закон, нормативные правовые акты или соглашение участников электронного взаимодействия предусматривают дополнительные требования к электронному документу, при соблюдении которых он признается равнозначным заверенному печатью, то потребуется соблюсти и такие требования (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Квалифицированный сертификат электронной подписи, которую могут применять юрлица и ИП (кроме ряда лиц, например кредитных организаций, и некоторых ИП), выдает только удостоверяющий центр (УЦ) ФНС России (ч. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ). Получить его можно бесплатно. Удостоверяющий центр ФНС России выдает квалифицированные сертификаты лицам, имеющим право действовать от имени юрлица без доверенности (Письмо ФНС России от 01.03.2022 № ЕА-4-26/2465@).
Некоторым лицам квалифицированный сертификат выдается иначе. В частности, это касается:
• кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций. Они могут получить УКЭП в УЦ Центрального банка РФ в установленном порядке (ч. 2 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ);

• учреждений, подведомственных госоргану или органу местного самоуправления. Им УКЭП выдает УЦ Федерального казначейства (ч. 3 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ);

• физлиц, а также физлиц, действующих от имени юрлица по доверенности. Они получают УКЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах (ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ).

ФНС России указала, что лица, получившие квалифицированные сертификаты не позднее 31.12.2021 в коммерческих УЦ, которые получили аккредитацию после 01.07.2020, вправе использовать их не позднее 31.12.2022, за исключением случаев, когда квалифицированный сертификат выдан для его использования только физлицом, являющимся его единственным владельцем. Физлица, получившие квалифицированный сертификат в коммерческих УЦ, которые получили аккредитацию после 01.07.2020, вправе его использовать до истечения срока действия. С 01.01.2023 г. коммерческие УЦ вправе выдавать квалифицированные сертификаты только физлицам (Письмо ФНС России от 01.03.2022 № ЕА-4-26/2465@).

В период с 1 января до 31 декабря 2022 включительно представители по доверенности юрлиц, ИП, кредитных организаций, операторов платежных систем и иных лиц, подведомственных ЦБ РФ, могут получать в коммерческих УЦ квалифицированный сертификат с указанием в качестве владельца также физлица, являющегося таким представителем (Письмо ФНС России № ЕА-4-26/2465@).

Чтобы получить УКЭП для юрлица, достаточно сообщить удостоверяющему центру ОГРН, предъявить паспорт и документ, подтверждающий полномочия заявителя действовать от имени юрлица без доверенности, например протокол общего собрания участников ООО об избрании директора. Вместо оригиналов можно представить заверенные копии и (или) сведения из документов (п. п. 1, 4, 7 ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ).

При желании можно представить и копию документа, в котором содержится ОГРН, например лист записи ЕГРЮЛ. Однако удостоверяющий центр сам запросит на юрлицо выписку из ЕГРЮЛ (ч. 2.1, 2.2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ).

Чтобы получить квалифицированный сертификат, заявителю, выступающему от имени юрлица, придется пройти в удостоверяющим центре идентификацию. Ее могут провести как при личном присутствии заявителя, так и без него с использованием (п. 3 ч. 1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ):

• УКЭП — если есть действующий квалифицированный сертификат;

• информации, указанной в загранпаспорте гражданина РФ, содержащем электронный носитель информации;

• информационных технологий путем предоставления сведений из единой системы идентификации и аутентификации и единой биометрической системы — в отношении гражданина РФ.

По общему правилу в качестве владельца сертификата ключа проверки ЭП наряду с юрлицом укажут лицо, действующее от имени юрлица без доверенности (ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).