Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Законодатель не разъясняет, что такое ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, но в отличие от ежегодного основного оплачиваемого отпуска право на него имеют не все, а только специальные категории работников. К ним закон относит следующих сотрудников (ст. 116 ТК РФ):

• с установленным ненормированным рабочим временем (ст. 119 ТК РФ);
• работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ);
• с вредными (2, 3 и 4-й степени) или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
• с особым характером работы (ст. 118 ТК РФ);
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами.

Помимо наиболее распространенных категорий работников, о которых речь шла выше, есть и другие, кому полагается ежегодные дополнительные дни отдыха. К ним относятся:

• спортсмены и тренеры (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ);
• некоторые категории медработников, например, участвующие в оказании психиатрической помощи (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 22 Закона РФ от 02.07.1992 № 3185-1).

Компания может установить и свои ежегодные допотпуска разной продолжительности. Это не ухудшает положение работников и поэтому разрешено законодателем. Основания и условия предоставления допотпусков нужно прописать во внутренних документах организации. К примеру, соответствующие нормы могут содержаться в положении об отпусках. Нужно будет учесть мнение профсоюза, если он имеется. При установлении работодателем допотпусков он обязан предоставлять их своим сотрудникам (ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 2 ч. 2 ст. 22, ч. 1, 2 ст. 116 ТК РФ). 

Установленная законом минимальная продолжительность дополнительного отпуска может быть разной, в зависимости от основания его предоставления.

Продолжительность ежегодного допотпуска за работу с вредными (опасными) условиями составляет минимум семь календарных дней (ч. 1 ст. 116, ч. 1, 2 ст. 117 ТК РФ). Он полагается работникам с вредными условиями труда 2, 3 или 4-й степени либо опасными условиями труда, которые определены таковыми по результатам спецоценки условий труда.

При определении продолжительности такого отпуска конкретному работнику нужно ориентироваться на карту спецоценки условий труда. Она содержит информацию о классе (подклассе) условий труда на конкретных рабочих местах (п. 3 ч. 1 ст. 15 закона о спецоценке). В соответствующей графе карты может быть указан отпуск большей продолжительности, чем семь календарных дней.

Сотрудникам с ненормированным рабочим временем предоставляется ежегодный допотпуск продолжительностью не менее трех календарных дней. Конкретную длительность дней отдыха обязательно прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка в случае, если она не определена коллективным договором, поскольку есть специальное требование закона об этом (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Отметим, что продолжительность этого отпуска не зависит от того, сколько времени работник трудился в режиме ненормированного рабочего дня — исчислять его пропорционально отработанному времени нельзя. Такое мнение разделяет и Минтруд РФ в письме от 18.08.2017 № 14-2/В-761.

Продолжительность ежегодного допотпуска работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера, в том числе и вахтовиков, составляет 24 календарных дня. Это касается, к примеру, Мурманской области. Тем, кто работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (в Архангельске, Петрозаводске, Ухте), полагается 16 календарных дней (абз. 1, 3—5 ч. 5 ст. 302, ч. 1 ст. 321 ТК РФ, абз. 1—3 ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1).

Работникам, которые трудятся в южных районах Дальнего Востока, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате, полагается дополнительно восемь календарных дней отдыха. Это обусловлено тем, что такая продолжительность допотпуска предусмотрена в районах Севера, именуемых «остальными».

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый лицам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, может быть разной продолжительности. Так, для пострадавших от чернобыльской аварии – это 14 календарных дней. Право на такой отпуск эта категория работников имеет вне зависимости от того, где расположен работодатель. А тем, кто работает в настоящее время в зонах, подвергшихся радиационному загрязнению: в зоне отселения, зоне проживания с правом на отселение и зоне проживания с льготным социально-экономическим статусом, предоставляются 21, 14 и 7 календарных дней в зависимости от времени проживания и работы в соответствующей зоне и причиненного ущерба здоровью. Отметим, что по общему правилу такой отпуск оплачивает не работодатель, а ПФР.

Компания должна его только оформить (ч. 1 ст. 5.1 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Ежегодный отпуск предоставляется отдельным категориям сотрудников, труд которых связан с особенностями выполнения работы. Перечень таких работников, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления должны быть определены Кабмином РФ (ст. 118 ТК РФ). Однако пока данного документа нет. В настоящее время такой дополнительный отпуск с учетом ч. 1 ст. 423 ТК РФ полагается:

• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований, которые участвуют в работах по ликвидации чрезвычайных ситуаций (до 15 суток ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска из расчета один день отпуска за 24 часа работ) (п. 6 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ);
• работникам территориальных органов Чеченской Республики, а также всем командированным в Чеченскую Республику (отпуск из расчета два календарных дня за каждый полный месяц работы на этой территории) (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 № 1440).

Кроме указанных выше категорий сотрудников, допотпуск продолжительностью минимум четыре календарных дня предоставляется спортсменам и тренерам (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ). Некоторым категориям медицинских работников, например, участвующим в оказании психиатрической помощи, предоставляются от 14 до 35 календарных дней допотпуска в зависимости от их должности (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 22 Закона РФ от 02.07.1992 № 3185-1). Гражданским служащим дополнительный отпуск предоставляется за выслугу лет, в зависимости от стажа гражданской службы его длительность может составлять от 1 до 10 календарных дней.

Более продолжительный, чем предусмотренный законодателем, отпуск может быть установлен коллективным договором, отраслевым или межотраслевым соглашением, локальным нормативным актом компании (ч. 3 ст. 117, ч. 3 ст. 216 ТК РФ). Необходимо следовать упомянутым документам, если в них предусмотрен отпуск большей продолжительности по сравнению с установленной законодательно (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 9, абз. 2 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). 

Обстоятельства и условия предоставления сотрудникам компании ежегодных допотпусков рекомендуется прописать в локальном нормативном акте или колдоговоре. Иногда это обязательное требование. Так, продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день (минимум 3 календарных дня) должна быть определена во внутренних документах юрлица (ч. 1 ст. 119 ТК РФ).

Чтобы предоставить работнику ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, работодатель должен предусмотреть условие о нем в трудовом договоре. Сделать это нужно сразу при его заключении, если такой отпуск устанавливается работнику при приеме на работу. Если же право на допотпуск сотрудник получает в процессе работы, то в договор нужно добавить условие об этом, оформив дополнительное соглашение к трудовому договору (ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

При составлении графика отпусков в него включают сведения не только об основном, но и о дополнительном отпуске. Основной и дополнительный отпуска можно объединить в один, а можно разделить на части. При этом важно соблюдать следующие условия (ст. 125 ТК РФ):

• разделение отпуска на части возможно только по соглашению между работником и работодателем;
• хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Для оформления допотпуска нужно:

• уведомить работника о дате его начала минимум за две недели;
• издать приказ, если такой порядок оформления отпусков принят в организации;
• отразить отпуск в личной карточке и табеле учета рабочего времени.

Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.

Работодатель обязан уведомить работника о времени начала такого отпуска под подпись не менее чем за две недели до его начала (ст. 114, 116, ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом если ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск присоединен к основному отпуску, то достаточно будет составить одно уведомление о дате начала этих отпусков.

Уведомить работника о дате начала отпуска можно, ознакомив его под подпись с приказом об отпуске. Правда, в этом случае издать приказ придется заранее, чтобы работник успел его прочитать минимум за две недели.

Заявление на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не требуется, за исключением некоторых случаев. Заявление нужно, если ежегодный отпуск был перенесен по просьбе работника из-за того, что работодателем не соблюден срок выплаты отпускных, но конкретные даты переносимого отпуска неизвестны.

В некоторых случаях вместе с заявлением нужно попросить у сотрудника дополнительные документы. Если инвалид-чернобылец хочет взять ежегодный допотпуск, предусмотренный законом для этой категории работников, он должен представить удостоверение инвалида-чернобыльца (ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Приказ о предоставлении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска можно оформить по унифицированной форме, например, № Т-6. Эта форма удобна при оформлении вместе с дополнительным отпуском основного непрерывным периодом. Компания может также использовать свою форму. Приказ – необязательный документ, но на практике его обычно составляют. Например, с его помощью можно известить работника о начале отпуска с учетом ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

В приказе рекомендуется указать:

• фамилию, имя, отчество и должность работника, структурное подразделение;
• вид отпуска;
• рабочий год, за который предоставляете отпуск;
• дату начала, окончания и общую продолжительность допотпуска.

Работника с приказом знакомят под подпись.

На основании приказа составляют записку-расчет (можно использовать форму № Т-60). Она пригодится для расчета отпускных.

В личной карточке работника по унифицированной форме № Т-2 сведения о предоставленном ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске отражают в разделе VIII «Отпуск». Указывают вид отпуска, общую его продолжительность, даты его начала и окончания, основание для предоставления (приказ об отпуске).

Если ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск дают вместе с основным, то в личной карточке обычно указывают сведения о таких отпусках в отдельных строках. Нормативно это не урегулировано, но так удобнее отслеживать, сколько дней дополнительного и основного отпусков использовал работник в конкретном рабочем году.

В табеле учета рабочего времени при использовании унифицированной формы № Т-12 или Т-13 для обозначения дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска используют буквенный код ОД или цифровой — 10.

Если же компания использует свою форму табеля и собственные коды, то в этом графике отражают тот код, который предусмотрен для такого отпуска. 

Оплата ежегодного допотпуска исчисляется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Порядок расчета среднего заработка для оплаты ежегодного оплачиваемого отпуска установлен ст. 139 ТК РФ и положением, утвержденным Постановлением Кабмина РФ от 24.12.2007 № 922.

Для всех случаев определения размера среднего заработка, предусмотренных трудовым законодательством, устанавливается единый порядок его исчисления (ч. 1 ст. 139 ТК РФ).

Расчет производится исходя из начисленной сотруднику зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно. В феврале — по 28-е (29-е) число включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 положения).

При определении среднего заработка используется средний дневной заработок, в том числе для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

Средний заработок сотрудника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате (п. 9 положения).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 положения).

Отметим, что законодателем предусмотрена замена ежегодного дополнительного отпуска деньгами. Так, часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части,могут быть заменены денежной компенсацией согласно ст. 126 ТК РФ.