Как рассчитать среднесписочную численность работников в 2022 году

Среднесписочная численность (ССЧ) – это среднее число сотрудников, для которых работа в компании – основное место работы.

Не входят в нее (п. 78 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 24.11.2021 № 832):

• внешние совместители;

• лица, выполняющие работы, оказывающие услуги на основании гражданско-правовых договоров;

• собственники компании, которые не получают зарплату и так далее.

В среднесписочную численность включают всех полностью занятых работников, которые числятся в компании на конкретный день. Не имеет значения, работал человек в этот день, был в отпуске или на больничном. Не нужно учитывать только сотрудников в отпусках по беременности и родам, неоплачиваемых учебных отпусках и неработающих в отпуске по уходу за ребенком. Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, его включают в расчет (п. 79.1 Указаний).

Среднесписочную численность не следует путать со средней численностью работников. Средняя численность – более широкое понятие. Она включает в себя (п. 75 Указаний):

• среднесписочную численность сотрудников;

• среднюю численность внешних совместителей;

• среднюю численность лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Законодательством предусмотрены случаи, когда требуется расчет средней или среднесписочной численности. Определить среднюю численность необходимо, например, чтобы понять имеет ли ИП или компания право применять УСН, может ли предприниматель использовать патентную систему налогообложения (п. 5 ст. 346.43, пп. 15 п. 3 ст. 346.12, п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ).

ССЧ потребуется для:

• признания юрлица или индивидуального предпринимателя субъектом малого или среднего предпринимательства (п. 1 ст. 3, п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ);

• представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ);

• расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение организации, в целях исчисления налога на прибыль (п. 2 ст. 288 НК РФ);

• расчета квоты для приема на работу инвалидов (ст. 13.2 Закона РФ «О занятости населения в Российской Федерации» от 19.04.1991 № 1032-1) и так далее.

ССЧ сотрудников за месяц определяют путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число), включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 76 Указаний).

В списочную численность входят сотрудники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. Кроме того в нее включают собственников компаний, которые получали зарплату в компании.
В списочную численность входят как фактически трудящиеся работник, так и те, которые отсутствовали на работе по каким-либо причинам, в частности, сотрудники:

• фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;

• находившиеся в служебных командировках при условии сохранения за ними зарплаты;

• отсутствовавшие по болезни;

• находившиеся в отпуске и так далее. Полный список можно найти в п. 77 Указаний.

Не следует включать в расчет лиц, прописанных в п. 78 Указаний (работающих по договорам ГПХ, внешних совместителей, собственников, не получавших зарплату и так далее).

При определении ССЧ необходимо иметь в виду, некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (пункт 79.1 Указаний). К ним относят:

• декретниц за исключением тех, что трудятся на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия;

• работников, находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске.

Если сотрудник работал не только как основной, но и как внутренний совместитель, либо трудился на две или полторы ставки его нужно учесть как одну единицу (примечание к пп. 1 п. 78 Указаний).

Чтобы рассчитать ССЧ за месяц нужно определить списочную численность работников за каждый день. А потом уже посчитать сведения за месяц (п. 76 Указаний). Нужно считать ежедневный показатель, так как численность работников может меняться в связи с приемом на работу и увольнением. Кроме того, работники могут приобрести статус того, кого не нужно учитывать в ССЧ.

Поскольку нужно посчитать списочную численность за все календарные дни месяца, за выходные (нерабочие праздничные) дни берутся показатели предшествующего им рабочего дня. Например, если выходные в компании — суббота и воскресенье, нужно взять информацию по пятнице, предшествующей этим дням.

Формула расчета ССЧ работников за месяц:

Сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца / Число календарных дней месяца.

Нужно учитывать и неполные единицы. Это те, кто работал неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором, штатным расписанием или был переведен с письменного согласия работника на неполное рабочее время. При определении ССЧ такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени исходя из продолжительности рабочего времени, установленному трудовым договором, штатным расписанием (п. 79.3 Указаний).

Сотрудники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние; вредники; женщины, которым предоставлены перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; женщины, работающие в РКС и МКС; инвалиды I и II групп), в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Чтобы рассчитать среднюю численность не полностью занятых работников, нужно воспользоваться формулой для расчета общего количества человеко-дней и формулой для расчета средней численности работников с неполным рабочим временем.

Общее количество человеко-дней = Общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце / Продолжительность рабочего дня.

Например, при 40-часовой рабочей неделе нужно делить на 8 часов, при 36-часовой неделе на 7,2 часа и так далее.

Средняя численность сотрудников с неполным рабочим временем = Общее количество отработанных человеко-дней в месяце / Число рабочих дней в этом месяце.

Количество рабочих дней в месяце берем из производственного календаря.

Для определения итоговой ССЧ сотрудников за месяц нужно сложить получившееся число с количеством сотрудников, посчитанных ранее, как целая единица.

ССЧ сотрудников за квартал = Сумма среднесписочной численности за все месяцы работы компании в квартале / 3 (п. 79.5 Указаний).

ССЧ за полугодие = Сумма среднесписочной численности за шесть месяцев I и II кварталов / 6 (п. 79.6 Указаний).

ССЧ за 9 месяцев = Сумма среднесписочной численности за 9 месяцев I — III кварталов / 9.

ССЧ за год = Сумма среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года / 12 (п. 79.7 Указаний).

Рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности на конкретном примере.

На первом этапе считаем целые единицы (работников, которые трудятся полное рабочее время, сокращенное рабочее время по закону, работников, которые работали неполное рабочее время по инициативе работодателя).

Пример 1

Ежедневная списочная численность сотрудников ООО «Альфа» с 1 по 16 мая 2022 года составляла 35 человек ежедневно.

16 мая один сотрудник уволился, и это был его последний рабочий день.

23 мая на работу принят один сотрудник.

Считаем среднесписочную численность работников в мае:

с 1 по 16 мая — 35 человек;

с 17 по 22 мая — 34 человека (35 — 1 уволенный работник);

с 23 по 31 мая — 35 человек (34 + 1 принятый сотрудник).

Получится 35 чел. x 16 дн. + 34 чел. x 6 дн. + 35 чел. x 9 дн. / 31 дн. = 34,8 человек.

На втором этапе считаем неполные единицы (сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени в соответствии с трудовым договором, соглашением о переводе на неполное рабочее время, работники, трудящиеся на неполную ставку).

Пример 2

В мае 2022 года в ООО «Альфа» числятся два работника, которым по их просьбе установлено неполное рабочее время — по 6 часов в день при пятидневной рабочей неделе. В этом месяце по производственному календарю 18 рабочих дней. Продолжительность рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов.

Считаем человеко-дни которые отработали оба работника вместе. Для этого общее число отработанных часов в мае разделим на продолжительность рабочего дня: (6 ч x 18 раб. дн. + 6 ч x 18 раб. дн.) / 8 ч = 27,0 чел.-дн.

Посчитаем среднюю численность таких сотрудников. Общее количество отработанных человеко-дней разделим на число рабочих дней в мае: 27,0 чел.-дн. / 18 раб. дн. = 1,5 человека

На третьем этапе определяем итоговую среднесписочную численность сотрудников за месяц. Для этого нужно сложить цифры, полученные на первом и втором этапе.

Пример 3

Исходя из данных Примера 1 и Примера 2 среднесписочная численность ООО «Альфа» за май составит 34,8 чел. + 1,5 чел. = 36,3 человека.

Пример 4

ООО «Альфа» рассчитывает среднесписочную численность сотрудников за год, исходя из следующих данных

Месяц отчетного года	Среднесписочная численность	Месяц отчетного года	Среднесписочная численность
Январь	30,5	Июль	36,8
Февраль	40	Август	37
Март	32,8	Сентябрь	37,2
Апрель	35	Октябрь	36
Май	36,3	Ноябрь	38,7
Июнь	37	Декабрь	38

Сумма среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года составляет: 30,5 + 40 + 32,8 + 35 + 36,3 + 37 + 36,8 + 37 + 37, 2 + 36 + 38,7 + 38 = 435,3 человек.

ССЧ за год равна 435,6/12 = 36,3 человека.

Среднесписочная численность сотрудников – один из критериев отнесения компании к субъектам малого или среднего бизнеса.

Фирмы со среднесписочной численностью (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ):

• до 15 сотрудников относят к микропредприятиям;

• от 16 до 100 – к малым предприятиям;

• от 101 до 250 — к средним предприятиям.

Для компаний, работающих в легкой промышленности, предельная численность составляет 1 000 человек, для фирм, работающих в сфере общественного питания – 1 500 человек (п.п. 2.1, п. 2.2 ч. 1.1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 22.11.2017 № 1412).

Основная особенность труда инвалидов – квотирование рабочих мест. Квота – это минимальное количество специальных рабочих мест для трудоустройства инвалидов от среднесписочной численности работников. Ее устанавливают субъекты РФ.

Для работодателей, у которых численность сотрудников превышает 100 человек, квота составляет от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности работников. Ее могут предусмотреть также для работодателей, у которых трудится от 35 до 100 человек включительно. Для них размер квоты не может превышать 3 процентов среднесписочной численности работников (п. 1 ст. 13.2 Закона РФ № 1032-1).

В среднесписочную численность не включают работников, условия труда которых по результатам спецоценки отнесены к вредным и (или) опасным (п. 4 ст. 13.2 Закона РФ № 1032-1).

Для расчета квоты численность работников определяют исходя из среднесписочной численности без учета сотрудников филиалов и представительств, расположенных в других субъектах РФ. На них распространяется квота, установленная в регионе, на территории которого расположен филиал, представительство, исходя из среднесписочной численности их сотрудников (п. п. 2, 3 ст. 13.2 Закона РФ № 1032-1).

С 01.09.2022 вступают в силу Правила выполнения работодателем квоты, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 14.03.2022 № 366. Им определено, в частности, что квоту для приема на работу инвалидов работодатель рассчитывает ежегодно до 1 февраля исходя из среднесписочной численности работников за IV квартал предыдущего года. А также то, что квота подлежит пересчету в случае уменьшений среднесписочной численности за прошедший месяц.

Пример

Компания «Альфа» осуществляет свою деятельность в Москве. Среднесписочная численность работников составляет 112 человек. В Москве квота при ССЧ более 100 человек составляет 2 процента. Произведем расчет 112 х 2% = 2,24 округляем до целого и получаем 2 квотируемых места (ч. 1, 2 ст. 3 Закона г. Москвы «О квотировании рабочих мест» от 22.12.2004 № 90).

За неисполнение обязанности по созданию или выделению рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов должностным лицам компании грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 5.42 КоАП).