Порядок ведения электронного кадрового документооборота внесен в Трудовой кодекс

Президент подписал Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, устанавливающий понятие и правила ведения электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений.

Порядок ведения кадрового делопроизводства не был урегулирован законодательно. Он определялся работодателем самостоятельно с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Теперь статья 22 ТК РФ дополнена новыми положениями, большинство из которых вступили в силу 22.11.2021.

1. Введено понятие ЭДО в области трудовых взаимоотношений. Это создание, подписание, применение и порядок хранения нанимателем, сотрудником или соискателем кадровых документов, оформляемых исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге (кроме отдельных случаев).

2. Определено, в отношении каких документов возможно применение ЭДО. Он может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о матответственности и других документов.

3. Установлено, на какие кадровые документы ЭДО не распространяется. Это бумажные и электронные трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.

4. Определено, с помощью каких информационных систем можно организовать и вести ЭДО. Это могут быть платформы:

• «Работа в России», доступ к которой возможен через ЕПГУ с помощью единой системы идентификации и аутентификации;
• информационная система работодателя, способная обеспечить подписание, хранение, фиксацию факта передачи и получения электронных документов обеими сторонами трудовых отношений. Расходы на создание, эксплуатацию системы, хранение документов в этом случае несет работодатель.

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» и инфосистемы работодателя с ЕПГУ устанавливается правительством. Положения кодекса, касающиеся данного взаимодействия, вступят в силу с 01.09.2022.

Порядок организации ЭДО

1. Работодатель вправе принять решение о введении в организации ЭДО. Таким образом, обязанности его ведения закон не устанавливает.

2. ЭДО вводится на основании ЛНА, учитывающего мнение первичной профсоюзной организации. В акте необходимо отразить:

• с помощью какой информационной системы будет организован ЭДО;
• правила доступа к инфосистеме работодателя, если она будет использоваться;
• перечень документов, которые будут вести в электронном виде, а также список категорий персонала, в отношении которых будет организован ЭДО;
• срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО при взаимодействии с работодателем, а также дата введения ЭДО в организации.

3. Отдельно утверждается порядок осуществления ЭДО. Документ является ЛНА и составляется по правилам ст. 372 ТК РФ. Порядок может предусматривать:

• периодичность и сроки ознакомления и подписания сотрудниками электронных документов с учетом рабочего времени;
• порядок проведения инструктажа персонала по вопросам электронного взаимодействия с нанимателем (если это необходимо).

4. О переходе на ЭДО работодатель обязан уведомить каждого сотрудника организации. Сделать это нужно в срок, установленный в ЛНА о переходе на ЭДО. Переход на электронное взаимодействие с работником возможен только при наличии его письменного согласия. Исключение – случаи ведения документов исключительно в бумажном виде. Отсутствие согласия работника на ЭДО приравнивается к отказу. При этом работник вправе дать согласие и позже.

5. О наличии ЭДО в организации работодатель обязан уведомить работника при трудоустройстве.
При этом если у претендента при приеме на работу по состоянию на 31.12.2021:

• есть трудовой стаж, тогда от работника необходимо взять согласие на взаимодействие посредством ЭДО;
• нет трудового стажа, тогда при трудоустройстве после 31.12.2021 согласие на ЭДО от работника не потребуется.

Отсутствие согласия на ЭДО либо электронной подписи у работника – не причина для отказа в трудоустройстве или увольнении.

Если согласие на ЭДО от работника не получено, документы выдаются на бумаге.

6. При устройстве на работу и заключении трудового договора сотрудник представляет документы в той форме, которая согласована с нанимателем, в том числе в электронном формате. К числу таких документов согласно ст. 65 ТК РФ относятся:

• паспорт;
• трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности;
• СНИЛС;
• для военнообязанных — документы воинского учета;
• дипломы либо иные документы об образовании.

7. Принимаемого на работу сотрудника можно ознакомить с документами в электронной форме, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. К ним относятся ПВТР, коллективный договор и иные ЛНА, регулирующие трудовую деятельность персонала.

8. При создании ЭДО будет применен единый подход к требованиям и форматам его ведения. Форматы установит Минтруд РФ по согласованию с Минцифры РФ и Росархивом. Данное положение вступит в силу с 01.03.2023.

9. Расходы на получение и использование электронной подписи (ЭП) работником несет работодатель. Если у сотрудника уже есть усиленная ЭП, готовить новую не нужно, можно применять имеющуюся – абз. 14 п. 1 ст. 1 закона.

Взаимодействие между работодателем и сотрудником посредством ЭДО

Определен перечень документов, подписание и обмен которыми может производиться через информационную систему ЭДО работодателя.

В таблице приведен список кадровых документов, в отношении которых может применяться ЭДО, виды применяемых к ним электронных подписей, в случае, если речь идет о работодателе.

Документ / Действие	Вид электронных подписей, используемых работодателем
Заключение трудового договора Уведомление об изменении условий трудового договора	Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Можно использовать и неквалифицированную УЭП, но только в том случае, если ее сертификат ключа проверки сформирован и применяется в инфраструктуре государственных и муниципальных услуг (для инфраструктуры электронного правительства)
Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученические договоры / внесение изменений
Договоры на получение образования с отрывом и без отрыва от производства / внесение изменений
Подписание приказа о применении дисциплинарного взыскания / ознакомление с приказом
Остальные документы	— УКЭП; — усиленной неквалифицированной ЭП. Порядок ее проверки необходимо определить в соглашении сторон трудового договора; — усиленной неквалифицированной ЭП, полученной для инфраструктуры электронного правительства

Перечень документов, которые можно заключать в электронном виде через информационную систему работодателя, если речь идет о работнике.

Документ / Действие	Вид электронных подписей, используемых работником
Заключение трудового договора / внесение изменений / ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора	— УКЭП; — усиленная неквалифицированная ЭП; — усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства
Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученический договор / внесение изменений
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от производства / внесение изменений
Подписание согласия на перевод
Заявление об увольнении
Отзыв заявления об увольнении
Приказ о применении дисциплинарного взыскания
Иные документы	— УКЭП; — усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определен соглашением с работодателем; — усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства; — простая ЭП, в случае, если в соглашении с работодателем установлены правила определения подписанта по его ЭП, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа этой подписи

Если работодатель при ЭДО использует платформу «Работа в России», тогда при подписании кадровых документов, он может использовать:

• УКЭП;
• усиленную неквалифицированную ЭП, выданную инфраструктурой электронного правительства.

Работник в этом случае может, кроме названных подписей, применять простую ЭП с подтвержденной учетной записью для применения на госуслугах.

ЭДО даст возможность работнику:

• при трудоустройстве направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения. В этом случае они будут считаться полученными на следующий рабочий день после их отправки;
• направлять заявления о выдаче документов, связанных с работой. Работодатель в этом случае обязан их предоставить в течение трех дней, причем тем способом, который указан работником в заявлении (в виде заверенной бумажной копии документа, в электронной форме путем размещения на ЕПГУ либо в личном кабинете работника на платформе «Работа в России»).

Работодатель обязан обеспечить доступ работника к документам, подписанным простой ЭП в инфосистеме работодателя. Для этого по заявлению работника наниматель направляет электронный документ в личный кабинет работника на ЕПГУ.

Кроме того, изменена формулировка части первой ст. 68 ТК РФ. Согласно подпункту «а» п. 2 ст. 2 закона, прием на работу теперь оформляется не приказом, а трудовым договором. Приказ при этом работодатель «вправе» издать.

Утрачивает силу положение, обязывающее работодателя извещать работника об издании приказа о приеме на работу под подпись в течение трех дней со дня зачисления на работу, и выдавать заверенную копию приказа – пп. «б» п.2 ст. 2 закона.

Статья 312 о регулировании труда дистанционных работников дополнена положением, позволяющим распространить ЭДО и на удаленщиков.