Заполнение больничного листа работодателем в 2021 году

При заполнении больничных в 2021 году работодателям необходимо учитывать новшества, введенные несколькими НПА.

Первое новшество связано с введением нового порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, установленного Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н. Применяется он уже с 14.12.2020. Документ ввел следующие новации:

• изменилось оформление электронного больничного. Если работник трудоустроен в нескольких организациях, ему могут оформить или несколько бумажных бюллетеней или один электронный (п. 6 Приказа № 925н). В последнем случае сотрудник должен сообщить его номер каждому работодателю. Согласно п. 14 Приказа № 925н, продлевать больничный можно в любом формате. Например, получить электронный больничный после бумажного и наоборот;
• внесены коррективы в правила исправления ошибок в электронном больничном. Если будет допущена ошибка при заполнении электронного больничного в разделе «Заполняется работодателем», придется ее исправить и направить листок в ФСС повторно, пояснив причину внесения правок (абз. 5, 6 п. 72 Приказа № 925н);
• установлены правила выдачи больничных на период карантинных ограничений. Согласно п. 48, Приказа № 925н, работнику, попавшему под изоляцию, выдадут бюллетень на весь ее срок. Пункт 49 Приказа № 925н сохранил возможность получения листка нетрудоспособности по уходу за ребенком до 7 лет, посещающего детский сад, либо за недееспособным членом семьи. Больничный выдадут в случае, когда в организациях, которую эти лица посещают или находятся вводится карантин.

Второе новшество связано с переходом на прямые выплаты по всей стране и изменением правил расчета, назначения и выплаты пособий по соцстрахованию. Речь идет о законе от 29.12.2020 № 478-ФЗ. Его положения вступили в силу 01.01.2021 и заключаются в следующем:

1. Временные правила, действовавшие с 01.04.2020 по 31.12.2020 в соответствии с законом от 01.04.2020 № 104-ФЗ, стали постоянными. Согласно пункту 2 ст. 4, ч. 4 ст. 8 закона № 478-ФЗ, сумма пособия в расчете за месяц не может быть ниже МРОТ, величина которого в 2021 году равна 12 792 рублям (ст. 3 закона от 29.12.2020 № 473-ФЗ).

2. Статья 6 закона № 478-ФЗ отменила положения, касающиеся порядка назначения и выплаты пособий, а также прав и обязанностей страхователей и страховщиков.
Теперь во всех регионах страны, а не только в тех, где работал пилотный проект, пособия выплачиваются напрямую фондом.

Это означает, что работодатели должны продолжать оплачивать:

• только первые три дня больничного;
• допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом;
• пособие на погребение;
• расходы на предупредительные мероприятия по сокращению травматизма.

Все остальные пособия оплатит фонд.

Таким образом, работодателю больше не нужно рассчитывать и выплачивать работникам пособия:

• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком до полутора лет;
• пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребенка.

Все указанные пособия назначит и выплатит ФСС.

Третье новшество связано с утверждением временного порядка назначения и выплаты пособий по листкам нетрудоспособности напрямую из ФСС в 2021 году. Постановление Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375, установившее новые правила, начало действовать с 01.01.2021.

Постановление устанавливает алгоритм взаимодействия всех участников соцстрахования — работника, работодателя и ФСС при наступлении страхового случая (заболевания, травмы, рождения ребенка). Он аналогичен правилам пилотного проекта, с разницей в том, что теперь его положения распространены на незадействованные в прямых выплатах до 01.01.2021 восемь регионов страны.
Кроме того, новый порядок отменяет подачу заявления от застрахованного лица при наступлении страхового случая. Для назначения пособия работнику придется представить работодателю дополнительный документ — сведения о себе, содержащие, в числе прочего, просьбу выплатить пособие одним из трех способов – на банковский счет, почтовым переводом, через иную организацию. Эта информация потребуется фонду для перечисления пособий гражданам напрямую. Форма этих сведений пока ФСС не утверждена.

Бланк больничного листа остался прежним. Он утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.

Общие правила заполнения больничных листов регулируются Приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н (Приказ). При заполнении бланка работодатель должен соблюсти следующие требования:

• заполнять строки бумажного больничного, начиная с первой ячейки, так, чтобы записи не выходили за границы ячеек (п. 63 Приказа);
• вносить записи печатными заглавными буквами (п. 63 Приказа);
• не ставить прочерки в бумажном больничном. Незаполненные ячейки следует оставлять пустыми;
• вносить записи можно как от руки, так и с помощью печатающего устройства;
• подписывать бумажный больничный вправе руководитель и главный бухгалтер (п. 73 Приказа). Если в качестве работодателя выступает физлицо, в строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» бумажного больничного указываются фамилия и инициалы главбуха работодателя-физлица. Если работодатель не привлекал к работе бухгалтера, в этой строке отражаются фамилия и инициалы руководителя или другого лица, уполномоченного вести учет (п. 74 Приказа);
• электронные листки нетрудоспособности подписываются усиленными квалифицированными ЭП (УКЭП) главбуха и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера исполняет руководитель, электронный больничный подписывается только УКЭП руководителя (абз. 3, 4 п. 74 Приказа). Если полномочия по заполнению бюллетеней возложены на иное лицо на основании распорядительного документа и доверенности, и бумажные и электронные больничные оформляются и подписываются (в том числе УКЭП) этим уполномоченным лицом (абз. 5, 6 п. 74 Приказа);
• печать в бумажном больничном листе ставится только при ее наличии. Юрлица вправе, но не обязаны иметь печать (п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 5 ст. 2 Закона об ООО). Если у компании она есть (информация о наличии печати отражена в уставе общества), то ее нужно поставить. Причем так, чтобы печать не закрывала информационные ячейки бланка (п. 63 Приказа).

Перед заполнением блока «Заполняется работодателем» необходимо проверить полученный от работника больничный лист. Если в нем обнаружатся ошибки в блоке, заполненном врачом, оформлять предназначенный для работодателя блок бессмысленно, поскольку есть вероятность, что фонд не станет оплачивать пособие по такому документу.

Как в бумажном, так и в электронном больничном, нужно проверить:

• Ф.И.О. и дату рождения получателя пособия (абз. 14, 16 п. 65 Приказа № 925н);
• наличие двузначного кода в строке «Причина нетрудоспособности»;
• наличие фамилии, инициалов и должности лечащего врача или председателя врачебной комиссии (п. 68 Приказа № 925н);
• дату выдачи. Обычно — это день обращения работника в поликлинику, либо день выписки пациента из стационара (п. п. 10, 11 Приказа № 925н).

Грубые ошибки при заполнении больничного со стороны медучреждения могут быть признаком подделки, поэтому, в таких случаях, необходимо проверить подлинность бюллетеня. Сделать это можно по реестру, размещенному на сайте ФСС: http://fss.ru.

Если ошибок в блоке, заполняемом врачом, не обнаружено, можно приступить к заполнению блока, предназначенного для работодателя.

1. Заполняется строка «место работы – наименование организации», в которой прописывается полное или сокращенное наименование организации (п. 73 Приказа № 925н). В строке разрешается ставить кавычки, точки, запятые и тире. Если компания не имеет сокращенного наименования или оно очень длинное (состоит более чем из 29 символов), наименование придется сократить, а кавычки, знак №, тире, точки, запятые и другие знаки препинания не проставлять (п. 1 Письма ФСС РФ от 14.09.2011 № 14-03-11/15-8605, п. 6 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
В случае, если работодателем является физлицо – в данной строке указывается его фамилия, имя, отчество. При заполнении бумажного больничного — с пробелами в одну ячейку.

2. Проставляется галочка либо в поле «основное», либо «по совместительству» в зависимости от того, на каких условиях работник трудится.

3. Регномер работодателя в фонде (указан в извещении, которое выдается при его регистрации в территориальном органе ФСС).

4. Код подчиненности органа ФСС.

5. ИНН работника-получателя пособия (не указывается для женщин, получающих пособия по беременности и родам, постановке на учет на ранних сроках беременности).

6. СНИЛС сотрудника.

7.  «Условия исчисления» — проставляется специальный двузначный код (он может быть один или несколько). Все коды, а также их значение приведены в п. 73 Приказа № 925н, а также на оборотной стороне листка больничного, например:

• 45 – если у сотрудника есть инвалидность;
• 46 — если с работником заключен трудовой договор на срок менее полугода. Данный код не указывается, если в строке больничного «Причина нетрудоспособности» блока, предназначенного для заполнения медорганизацией, указан код «11».
• 47 – если работник заболел в течение месяца после увольнения.

8. Строка «Акт формы Н-1» — заполняется, только если произошел несчастный случай на производстве, по которому составлялся акт. Указывается число, месяц и год составления такого акта;

9. Строка «Дата начала работы» не заполняется, если сотрудник все еще числится в организации. Она заполняется, когда трудовой договор с работником был аннулирован и при этом сотрудник заболел или получил травму в период со дня заключения договора до дня его аннулирования (п. 73 Приказа № 925н). Согласно ч. 4 ст. 61 ТК РФ, ч. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ, работодатель обязан оплатить пособие по такому больничному. В этом случае, в данной строке необходимо отразить дату (число, месяц и год), с которой работник должен был приступить к работе;

10. В строке «Страховой стаж» — отражается количество полных лет и месяцев стажа сотрудника;

11. В поле «в т. ч. нестраховые периоды» — проставляется количество полных лет, месяцев прохождения работником военной и иной службы (противопожарной, в войсках нацгвардии, силовых структурах).

12. В строке «причитается пособие за период» — указывается период (даты), за который должно быть выплачено пособие;

13. В следующее поле «Средний заработок для исчисления пособия» — вносится размер среднего заработка работника, на основе которого производится расчет пособия.

14. В строке «средний дневной заработок» — указываются цифры среднего дневного заработка работника.

15. В поле «Сумма пособия за счет средств работодателя» — вносится сумма пособия за 3 дня нетрудоспособности

16. Строки «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» нужно оставить незаполненными, так как с 01.01.2021 выплаты пособий по больничным листам, выданным в связи с болезнью или бытовой травмой работника, осуществляются напрямую фондом;

17. Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера работодателя.

Допустим, работник представил больничный лист за период с 16 по 25 марта 2021 года с кодом причины нетрудоспособности «01» — заболевание. Страховой стаж работника на дату начала болезни — 10 лет 7 месяцев. Сумма выплат за расчетный период составляет — 1 777 000 руб., средний дневной заработок – 2 434,25 руб. (1 777 000 / 730), размер пособия – 100 процентов (стаж более 8 лет). Сумма пособия за счет организации — 7 302,75 руб. (2 434,25 руб. x 3).

Блок «Заполняется работодателем», оформляется следующим образом:

• в поле «Средний заработок для исчисления пособия» вносится сумма 1 777 000 руб.;
• в поле «Средний дневной заработок» -2 434,25 руб.;
• в поле «Сумма пособия: за счет средств работодателя» — 7 302,75 руб.

 

В случае назначения пособия работнику, проработавшему в организации менее двух лет, для его расчета потребуется Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы. Она выдается на предыдущем месте работы при увольнении работника. Форма этой справки утверждена Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Поэтому ее часто называют «справка по форме 182н». Справка является документом, подтверждающим заработок, полученный в расчетном периоде у другого работодателя.

Для заполнения справки используются данные бухучета (п. 6 Порядка выдачи справки по Приказу № 182н).

В ней отражаются сведения:

• о предыдущем работодателе сотрудника;
• о самом работнике и стаже его работы;
• о суммах заработка, на которые были начислены страховые взносы на ВНиМ, за год увольнения и два предыдущих календарных года;
• о календарных днях, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и периоды освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если страховые взносы на ВНиМ на сохраняемую заработную плату не начислялись.

Если справка 182н отсутствует, пособие назначается на основе сведений и документов, имеющихся у работодателя, то есть учитываются выплаты, начисленные вашей организацией. Если выплат не было – пособие рассчитывается исходя из МРОТ (ст. ст. 14, 15 Закона № 255-ФЗ).

Если после этого справку работник предоставит, то придется произвести перерасчет пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.

Можно отправить запрос в ПФР о выплатах по предыдущему месту работы сотрудника. Для этого работник должен написать заявление, которое нужно отправить в ПФР в течение двух рабочих дней.

Согласно п. 63 Приказа № 925н, бумажный больничный должен быть заполнен только черными чернилами. Вносить записи шариковой ручкой запрещено. Можно пользоваться гелевой, капиллярной или перьевой ручкой.

Временный порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности, установленный на период пандемии с 01.04.2020 по 31.12.2020 декабря законом от 01.04.2020 № 104-ФЗ, стал постоянным. Это положение закреплено законом от 29.12.2020 № 478-ФЗ в п. 2 ст. 4, ч. 4 статьи 8.

Теперь размер пособия по больничному из расчета, будто работник болел месяц, нужно всегда сравнивать с МРОТ. Если величина пособия окажется меньше, ее нужно посчитать исходя из МРОТ. МРОТ в 2021 году, согласно закону от 29.12.2020 № 473-ФЗ, составляет 12 792 руб.

Алгоритм расчета следующий:

• рассчитать сумму пособия по обычным правилам, так, будто работник проболел весь календарный месяц;
• сравнить полученный результат с МРОТ;
• если результат больше либо равен МРОТ, никаких особенностей нет;
• если он меньше МРОТ, нужно разделить МРОТ на количество дней в календарном месяце – получится сумма дневного пособия;
• дневное пособие нужно умножить на число календарных дней болезни.

Выплачивать пособие за три дня, остальные дни нетрудоспособности оплатит ФСС.

В заполнении электронных больничных никаких особенностей нет. В них должна быть отражена та же информация, что и в бумажной версии документа (п. 11 Правил информационного взаимодействия, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Все даты необходимо выбирать из всплывающих календарей.
Суммы отражать в рублях и копейках через знак «.» (точка).
Для передачи сведений в ФСС их нужно подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (УКЭП) либо иного лица, уполномоченного вести учет, а также руководителя компании. Если обязанности главбуха исполняет руководитель, достаточно только его подписи (п. 74 Приказа № 925н).

Соцстрах отмечает, что электронные больничные имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому распечатывать и хранить копии электронных больничных нет необходимости. (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).

Большинство бухгалтерских программ позволяет работу с электронными больничными. Кроме того, для работы с ними сайт ФСС предлагает:

• либо воспользоваться личным кабинетом;
• либо скачать ПО фонда.

Для оплаты электронного больничного нужно:

• ввести в программе его номер;
• загрузить больничный с сервера ФСС;
• заполнить информацию о заработке и стаже работника;
• отправить больничный в ФСС.

Порядок оплаты ничем не отличается от порядка, установленного для бумажных листков.