Проведение общего собрания участников ООО

Годовой общий съезд учредителей проводится с периодичностью, установленной уставом компании. Однако такая периодичность не может быть реже одного раза в месяц согласно ст. 34 ГК РФ. Поскольку такой съезд производится в порядке очереди, он называется очередным. Годовая встреча учредителей созывается исполнительным органом ООО. Также годовой съезд проводится не ранее марта и не позднее апреля.

Обязательные условия сбора, подготовки и работы общего съезда учредителей определены законом об ООО. Вместе с тем по единогласному решению учредителя уставом может быть установлен регламент, который будет отличаться от прописанного в законе. Закрепленный таким образом регламент не должен лишать учредителей права на получение информации о встрече и на работу в период встречи (пп. 5 п. 3 ст. 66.3 ГК РФ).

В 2021 году по решению исполнительного органа ООО годовое общее совещание независимо от повестки дня можно проводить в форме заочного голосования (опросным путем) (п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ). Такая возможность предоставлена временно в связи с пандемией коронавируса, ранее заочное проведение голосования допускалось лишь в исключительных случаях. То, что собрание является очередным, не означает, что по нему не требуется принимать решение о созыве и уведомлять участников. После принятия решения о проведении очередного общего собрания участников ООО орган, созывающий очередное общее совещание, согласно ст. 36 закона об ООО обязан уведомить об этом каждого участника общества. Уведомление осуществляется в порядке ст. 36 закона об ООО.

Внеочередной съезд собирается в случаях, указанных в уставе. Обычно он созывается в ситуации, когда требуется одобрение общего совещания учредителей. По общему правилу требовать проведения внеочередного собрания могут участники ООО, обладающие в совокупности не менее чем 10 процентами от общего числа голосов участников общества. Буквальное толкование пункта 2 ст. 35 закона об ООО не предусматривает наличия такого права у одного участника ООО с долей не менее 10 процентов. Но заметьте, что на практике один участник при наличии у него достаточного количества голосов вправе требовать проведения съезда.
Кроме того, настаивать на проведении общего собрания участников вправе (п. 2.2 ст. 32, п. 2 ст. 35 закона об ООО):
• совет директоров, если он образован в ООО и к его компетенции не относится вопрос подготовки, созыва и проведения общих собраний;
• директор (иное лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа), если подготовка, созыв и проведение собрания участников по уставу отнесены к компетенции совета директоров;
• ревизионная комиссия (ревизор) ООО;
• аудитор компании.
Директор в любое время при возникновении вопросов, требующих разрешения общим собранием, вправе, а в ряде случаев обязан созвать внеочередное совещание участников. Так, например, директор обязан созвать внеочередной съезд, если общество планирует заключить сделку, требующую согласия общего собрания участников.
Но если в ООО существует совет директоров (наблюдательный совет), то полномочия директора зависят от устава, в котором может быть указано, что директор не имеет права самостоятельно подготавливать, созывать и проводить собрания участников, так как по уставу этот вопрос отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) (п. 2.1 ст. 32 закона об ООО).

Повестка дня может содержать любые вопросы, отнесенные законом об ООО к компетенции собрания участников. Кроме того, совещание участников может решать и иные вопросы, например, вопросы об одобрении крупных сделок и сделок с заинтересованностью, об избрании совета директоров и т.п. (п. 2 ст. 32, пп. 13 п. 2 ст. 33, ст. 45, 46 закона об ООО).

Обязательно учтите, что директор не может включать в повестку дня вопросы, не относящиеся к компетенции собрания участников. Также он не может изменять формулировки предложенных вопросов, как первоначальных, так и дополнительных, а также менять предложенную форму проведения собрания. Но он вправе включать в повестку дня дополнительные вопросы. Поэтому при подготовке требования проверьте, верно ли вы сформулировали вопросы, относятся ли они к компетенции собрания участников и соответствует ли повестка дня предложенной вами форме собрания (п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 36 закона об ООО).

Абсолютно все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений (эти права являются составляющими права на участие в общем собрании участников общества). Положения устава общества или решения органов общества, ограничивающие указанные права участников общества, в силу прямого указания п. 1 ст. 32 ГК РФ ничтожны, то есть не порождают правовых последствий.

Однако для реализации некоторых прав участников закон об ООО устанавливает необходимость наличия определенного процента долей у участника (участников). В частности, это касается права на инициативу созыва общего съезда учредителей (нужно не менее 10 процентов), оспаривания крупных сделок и сделок с заинтересованностью (нужно не менее 1 процента). Изменять такой процент долей нельзя (п. 2 ст. 35, п. 6 ст. 45, п. 4 ст. 46 закона об ООО);

Гражданский кодекс РФ (пп. 3 п. 3 ст. 67.1) предусматривает, что в ООО принятие решений на общем собрании и состав присутствующих участников подтверждаются путем нотариального удостоверения, если другой способ не предусмотрен уставом либо единогласным решением всех участников. Это жесткое требование было введено 1 сентября 2014 года Федеральным законом от 05.05.2014 № 99-ФЗ. Однако до настоящего времени многие организации испытывают трудности при его выполнении.

Общий список полномочий ООО можно найти в п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ. Он состоит из полномочий, которые предоставлены законодательством только общему собранию, а также из вопросов, которые могут быть делегированы совету директоров.

Те полномочия, которые есть только у общего совещания учредителей, перечислены в п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ:
1) корректировка устава или выбор типового устава (пп. 2 п. 2 ст. 33 закона об ООО);
2) смена названия компании (пп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
3) замена юрадреса (пп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
4) корректировка уставного капитала. К этим случаям относится и принятие в состав нового (п. 1 ст. 18, пп. 1, 2 ст. 19, пп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
5) созыв и роспуск ревизионной комиссии (пп. 5 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
6) принятие годовой бухотчетности (пп. 6 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
7) направление учредителям чистой прибыли (пп. 7 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ)
8) слияние, поглощение, разделение и преобразование компании (пп. 11 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ);
9) закрытие фирмы (пп. 11, 12 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ)

Однако это далеко не полный список. В локальных актах компания может установить дополнительный перечень полномочий ООО практически по любым вопросам бизнес-деятельности компании.
В частности, в уставе может быть прописано, что учредители совместно одобряют заключение компанией любых сделок, оформление новых работников и даже согласование их зарплаты, принятие локальных нормативных актов о премиях и поощрениях.
Однако этим правом не стоит злоупотреблять и относить каждый бизнес-процесс к полномочиям общего съезда. Созыв и функционирование данного органа требует значительных организационных и временных ресурсов. Уменьшить временные затраты можно, определив в уставе короткие сроки подготовки и созыва встречи, а также использовав современные каналы информирования учредителей о собрании с использованием новейших информационных технологий. (пп. 1, 4 ст. 36 закона № 14-ФЗ).

Уведомление участников — это основная часть процедуры созыва общего съезда. Если участники были уведомлены ненадлежащим образом, это может повлиять на результат собрания, а также повлечь штраф для общества в размере от 500 до 700 тыс. рублей.
Но иногда нет возможности уведомить участников о собрании в установленный срок. В таком случае во избежание рисков обеспечьте присутствие на собрании всех заинтересованных лиц.
Как и за какой срок направляются уведомления, разрешено регулировать уставом. Если в уставе этого нет, то необходимо направить уведомления участникам заказными письмами за 30 дней до даты общего сбора. В уведомлении указываются дата, время, место проведения встречи и ее повестка дня.

Составьте уведомление в письменной форме и включите в него сведения о форме проведения собрания, дате, времени и месте его проведения, повестке дня (пп. 1, 2 ст. 36, п. 1 ст. 38 закона об ООО).
Имейте в виду, что в 2021 году общее собрание участников ООО, повестка дня которого включает вопросы, указанные в абз. 2 п. 1 ст. 38 закона об ООО, по решению исполнительного органа общества можно провести в форме заочного голосования (опросным путем) (п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ).

К уведомлению должны быть приложены информация и материалы, которые предоставляют участникам при подготовке общего собрания. Если уставом предусмотрен иной порядок их предоставления, то рекомендуем указать в уведомлении место и время для ознакомления с ними, а также способ ознакомления (например, возможность их изучить, сделать копии самостоятельно или получить готовые копии материалов) (п. 3 ст. 36 закона об ООО).

Если следовать буквально нормам законодательства о функционировании общего собрания (ст. 37 закона № 14-ФЗ), то нужно зарегистрировать всех явившихся учредителей и их поверенных. Если учредитель не прошел регистрацию, то он не вправе голосовать.
В то же время закон № 14-ФЗ не содержит подробного и четкого порядка регистрации учредителей, поэтому компании следует урегулировать в уставе регламент регистрации участников.

Главное — помните, что разработанный вами регламент регистрации учредителей не должен быть обременительным для участия в собрании и усложнять его проведение. Количество времени, предоставляемого для регистрации, должно хватить, чтобы все учредители ООО, не возражающие против участия во встрече, имели возможность пройти регистрацию.

Регистрацию проводите в следующем порядке.

1. Установите личность учредителя или его поверенного, явившегося на мероприятие.
2. Проверьте документы учредителя или его поверенного. В них должно быть прямо указано о наличии полномочий по участию в общем собрании.
3. Попросите явившегося расписаться в журнале регистрации. Если учредитель или поверенный поставили свои подписи, значит, они автоматически согласны голосовать во всем вопросам встречи.

Если нет возможности собрать всех участников в одном месте, но их голоса нужны для принятия решений, то вы можете допустить отсутствующих на собрании участников к голосованию, например, по телефону или посредством интернет-видеосвязи. При этом сделать это можно только при условии, что согласно уставу общества или решению общего собрания факт принятия решений и состав участников подтверждаются не нотариусом, а любым другим способом. Это связано с тем, что нотариус не станет подтверждать факт участия в собрании лиц, не присутствующих на нем.

По общему правилу голосование на собрании осуществляется открытым способом, например, поднятием рук. Но уставом может быть предусмотрен и иной способ голосования, в том числе путем заполнения бюллетеня (п. 10 ст. 37 закона об ООО).
Если в собрании задействованы не все участники, то голосовать можно исключительно по тем вопросам, которые были включены в повестку дня и сообщены участникам ООО при созыве собрания (ст. 181.5 ГК РФ, п. 6 ст. 43 закона об ООО).
Решение считается принятым, если за него отдано количество голосов, необходимое в соответствии с п. 8 ст. 37 закона об ООО и уставом общества.

В 2021 году годовое общее собрание участников можно провести в форме заочного голосования (опросным путем) по решению исполнительного органа ООО, поскольку до 31 декабря 2021 года включительно приостановлено действие абз. 2 п. 1 ст. 38 закона об ООО (п. 2 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 24.02.2021 № 17-ФЗ).
Такое собрание можно провести в форме заочного голосования, если уставом предусмотрен порядок принятия решений общим собранием путем заочного голосования (п. 2 ст. 12, ст. 38 закона об ООО.
Заочное голосование можно провести путем обмена документами с помощью почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (п. 1 ст. 38 закона об ООО).
Способы и сроки передачи документов рекомендуем установить внутренним документом общества, которым определяется порядок проведения заочного голосования, и руководствоваться им при проведении заочного голосования.
В качестве документа, содержащего сведения о заочном голосовании,  рекомендуем использовать бюллетень.

В основном корпоративные споры возникают из-за неправильно оформленного протокола общего собрания. Именно поэтому мы подготовили отдельную статью «Протокол общего собрания участников ООО», в которой подробно изложены нюансы оформление протокола.