Пенсионный фонд рассказал о достоинствах электронного формата трудовых книжек, а также о нюансах перехода на них для работников и работодателей.
1. В качестве преимуществ цифровизации данных о трудовой деятельности граждан чиновники приводят:
- оперативный доступ сотрудников к указанной информации;
- сведение к минимуму количества допускаемых ошибок;
- возможность дистанционного устройства на работу;
- сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек;
- оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов;
- возможность использования данных документа при получении госуслуг;
- повышение сохранности и безопасности данных.
В отношении последнего аргумента чиновники заверяют, что информационная система ПФР соответствует последним нормативным требованиям в области защиты персональных данных. По итогам многолетнего опыта работы фонд берет на себя смелость гарантировать практически полную защиту информации от программных сбоев и хакерских атак с целью подтасовки или исключения данных из реестров. В качестве страховки от потери столь ценных сведений используются распределительные системы их хранения.
2. Чиновники разъясняют, что электронная трудовая книжка (ЭТК) не предполагает наличия физического носителя и ведется только в цифре. Ознакомиться с ее сведениями возможно будет в личном кабинете сайта ПФР, портале госуслуг и в специальном приложении для умных гаджетов.
В бумажном виде данные документа будут доступны в виде выписки, предоставлять которую обязаны:
- действующий или последний бывший работодатель сотрудника;
- любой МФЦ или управление ПФР независимо от прописки и места работы специалиста.
При устройстве на работу данные ЭТК будут представляться работодателю в распечатанном виде либо в электронном формате с цифровой подписью. В любом случае полученные сведения предприятие должно перенести в свою систему учета.
При увольнении работодатель будет обязан выдать дополненные данные ЭТК также в одном из указанных форматов. При сохранении бумажной трудовой запись внесут и в нее.
3. Все работающие граждане вправе сохранить за собой трудовую книжку в бумажной версии. В случае подачи ими соответствующего заявления до конца 2020 года их работодатель обязан продолжить вести документ по старинке.
Молодым кадрам, чья карьера начнется с 2021 года, такое право предоставляться не будет.
Тем, кто не подаст заявление, работодателю надлежит выдать бумажные трудовые на руки и в дальнейшем вести учет их кадровых перемещений в электронном виде.
Обязанность проинформировать персонал о перечисленных выше новшествах также возлагается на работодателя. При необходимости последнему следует привести в соответствие действующие трудовые договоры, локальные НПА и коллективные соглашения.
4. Кроме того, для формирования сведений ЭТК работодатели со следующего года должны до 15-го числа ежемесячно отчитываться в ПФР о трудовой деятельности своих сотрудников. Новые формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД будут представляться в фонд в порядке, аналогичном подаче данных персучета. Их формы и форматы находятся в стадии разработки.
С 01.01.2021 к этому прибавится необходимость экстренно извещать ПФР о приеме на работу или об увольнении сотрудника. Сделать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа.
В настоящий момент готовятся поправки к КоАП РФ, устанавливающие ответственность работодателя за нарушение требований к срокам, объему и достоверности представляемых в ПФР данных.