Наступило лето – пора отпусков. Какие изменения произошли в оплате отдыха сотрудников, как правильно рассчитать и выплатить отпускные, рассказывается в нашей статье.
В выплате отпускных в 2021 году не произошло существенных изменений. Единственная поправка – это увеличение размера МРОТ. С первого января 2021 года минимальный размер оплаты труда составляет 12 792 рубля (ст. 3 Закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 29.12.2020 № 473-ФЗ).
Отпускные следует платить из МРОТ, если средний дневной заработок оказался меньше рассчитанного из минимального размера оплаты труда (п. 18 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – положение).
Пример расчета
Кладовщик Петров был в отпуске с 01.04.2021 по 28.04.2021, то есть 28 дней. Среднедневной заработок при расчете составил 419 руб./дн.
Средний дневной заработок из МРОТ: 12 792 / 29,3 = 436,59 руб/дн.
Средний дневной заработок меньше МРОТ (419 руб/дн. < 436,59 руб/дн.). Доплата отпускных до МРОТ (436,59 руб/дн. — 419 руб/дн.) х 28 дн. = 492, 52 рубля.
Если сотрудник работает в режиме неполного дня или неполной недели, его заработок нужно сравнивать с неполным МРОТ. Например, при работе на 0,5 ставки средний заработок нужно сравнивать с 0,5 МРОТ – 6 396 рублей (12 792 х 0,5).
В 2021 применяется тот же алгоритм расчета отпускных, что и в прежние годы, то есть рассчитываются:
• продолжительность отдыха работника;
• продолжительность расчетного периода;
• заработок сотрудника;
• средний дневной заработок;
• размер отпускных.
Далее разберем эту последовательность обстоятельнее.
По-прежнему, если сотрудник увольняется и у него остался неиспользованный отпуск, ему положена компенсация. О том, как ее правильно рассчитать, можно узнать из статьи «Как считать компенсацию за неиспользованный отпуск: пошаговая инструкция».
У большинства сотрудников продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Из этого правила есть исключения. Некоторые категории сотрудников имеют право на удлиненный отпуск, например, лица моложе 18 лет могут отдыхать 31 календарный день.
В редких случаях продолжительность отпуска исчисляют в рабочих днях. Например, сотруднику, работающему по срочному трудовому договору сроком до двух месяцев, а также сезонным сотрудникам положен отпуск из расчета два рабочих дня за один месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ).
Очередной отпуск полной продолжительности полагается сотруднику за каждый его рабочий год. Исключение, например, составляют сезонные работники, которым отпуск предоставляют пропорционально отработанному времени. При определении продолжительности отпуска неважно, является работник основным или совместителем, трудится в офисе или на дому, полное рабочее время или неполное (ч. 4 ст. 93, ст. 115, ч. 1, 4 ст. 122, ч. 2 ст. 287, ст. 295, ч. 4 ст. 310 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). В течение календарного года отпуск предоставляют по графику, который обязателен как для работодателя, так и для сотрудника. Некоторым работникам необходимы дни отдыха в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ). У нового сотрудника право на отпуск возникает через 6 месяцев работы. Однако стороны могут договориться о том, что отпуск начнется раньше (ст. 122 ТК РФ).
За работником сохраняются все дни ежегодного отпуска, которые не были использованы им в прошлые годы. В этом случае общая продолжительность отпуска увеличивается (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
Если на период отпуска приходятся праздничные дни, следует учитывать следующее. Общероссийские и региональные нерабочие праздничные дни не включают в число дней отпуска и не оплачивают (ст. 115, 120 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Другие обычные праздники включают в отпуск и оплачивают (например, День учителя, который празднуют 5 октября согласно Указу Президента РФ от 03.10.1994 № 1961), поскольку законом не предусмотрено иное.
В случае если нерабочие праздничные дни выпали на время отпуска, следует:
• продлить сотруднику отдых на количество таких дней. Например, сотрудник пошел в отпуск на 14 дней с 01.06.2021, но 12 июня – День России, поэтому отпуск нужно продлить на один день. Фактически отпуск составит 15 календарных дней — с 01.06.2021 по 15.06.2021 (включительно);
• исключить такие дни из отпуска, если стороны согласовали отпуск на определенный период. Например, дни отдыха предоставлены с 01.06.2021 по 14.06.2021. День России — 12 июня следует исключить из дней отпуска. Таким образом, продолжительность отпуска составит не 14, а 13 календарных дней.
Выходные дни, перенесенные из-за совпадения с нерабочими праздничными днями, входят в число календарных дней ежегодного отпуска (ч. 3 ст. 14, ст. 115, ч. 1 ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351). Если сотрудник оформил отпуск на 14 дней с 01.06.2021, то день 14 июня, на который перенесена выходная суббота, совпавшая с нерабочим праздничным днем (12 июня), будет входить в дни отпуска.
Подробности можно прочитать в нашей статье «Отпуск выпадает на праздничный день: как считать».
Существует следующая формула расчета среднего дневного заработка для отпусков, предоставляемых в календарных днях: выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3 (п. 10 положения).
При расчете отпускных учитывают следующие выплаты (п. 2 положения):
• заработную плату;
• надбавки и доплаты за профмастерство, выслугу лет, работу с гостайной и так далее;
• районные коэффициенты;
• премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда;
• стимулирующие выплаты медикам за особые условия труда и дополнительную нагрузку по оказанию медпомощи и соцуслуг гражданам, у которых выявлена коронавирусная инфекция, а также лицам из группы риска заражения, независимо от источников их выплаты (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 24.07.2020 № 1104, п. 2 Постановления Правительства РФ от 08.07.2020 № 998, письмо ФФОМС от 15.06.2020 № 7858/21/и).
В расчетную базу не включают выплаты социального характера (матпомощь, оплату проезда), а также оплату дней командировки, пособие по временной нетрудоспособности, другие выплаты за неотработанные дни, в том числе установленные указами Президента РФ (пп. 3, 5 положения, письмо Минтруда РФ от 18.05.2020 № 14-1/В-585). Если сотрудник заболел в отпуске, ему следует оплатить больничный лист. Как это сделать правильно, читайте в нашей статье «Как оплачивать больничный в отпуске».
Расчетный период для отпуска составляет 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу начала отдыха. Например, если отпуск начинается в июле, то нужно учитывать выплаты, полученные с 1 июля прошлого года по 30 июня текущего (п. 4 положения).
Расчетный период, который целиком приходится на декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком, надо заменить на 12 месяцев, которые предшествовали месяцу ухода в декрет (п. 6 положения, письмо Минтруда РФ от 25.11.2015 № 14-1/В-97).
За каждый полностью отработанный месяц следует учесть 29,3 дня. Это среднемесячное количество дней (365 дней – 14 праздничных дней в году / 12 мес.). Отработанные дни – все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в организации, кроме дней, когда он находился в командировке, отпуске, на больничном или по другим причинам был освобожден от работы (п. 5 положения, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).
Пример
Юристу Иванову предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период он отработал полностью, нет времени и доходов, которые не учитываются. За 12 месяцев Иванов заработал 360 000 рублей. Средний дневной заработок нужно подсчитать так: 360 000 / 12 / 29,3 = 1 023, 89 руб./дн.
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью (например, сотрудник находился на больничном), средний дневной заработок считают так: выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период/ (29,3 х количество полностью отработанных месяцев + количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью).
Количество календарных дней в месяце, отработанном не полностью, рассчитывают по формуле: 29,3 / количество календарных дней месяца х количество календарных дней, пришедших на отработанное время в месяце.
Пример
Инженеру Лисьеву предоставлен ежегодный отпуск с 21.06.2021 по 04.07.2021 (14 календарных дней). Сумма выплат, включаемых в расчет, составила 630 000 рублей. В расчетном периоде (с 01.06.2020 по 31.05.2021) Лисьев:
• был на больничном в сентябре 2020 года – 5 календарных дней;
• не работал с 4 по 7 мая 2021-го (дни объявлены нерабочими Указом Президента РФ от 23.04.2021 № 242).
Для расчета отпускных определим:
1) количество полностью отработанных календарных месяцев – 10;
2) количество дней в не полностью отработанных месяцах:
• в сентябре 2020-го – 29,3 / 30 х (30 — 5) = 24,41 дня;
• в мае 2021-го – 29,3/ 31 х (31 — 4) = 25,52 дня.
3) средний дневной заработок: 630 000 / (29,3 х 10 + 24,41 + 25,52) = 1 837,11 рубля.
Средний дневной заработок для расчета отпускных при предоставлении отпуска в рабочих днях определяют так (п. 11 положения): выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / количество дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.
Расчет среднего заработка производят по календарю шестидневной рабочей недели, даже если в организации установлен режим пятидневной рабочей недели с двумя выходными.
Пример
С сезонной работницей Светловой заключен срочный трудовой договор с 01.03.2021 по 31.05.2021. Ей предоставлен очередной отпуск с 27.05.2021 по 28.05.2021 (2 рабочих дня). За расчетный период (март–апрель 2021 года) Светловой была начислена зарплата 70 000 рублей. По календарю шестидневной рабочей недели за расчетный период число рабочих дней, приходящихся на отработанное время, – 52.
Средний дневной заработок составит 70 000 / 52 = 1 346,15 рубля.
Расчет суммы отпускных производится по формуле: средний дневной заработок х количество дней отпуска (календарных или рабочих). Так, в наших примерах, приведенных выше:
• отпускные юриста Иванова составят 1 023,89 х 14 = 14 334,46 рубля;
• отпускные инженера Лисьева — 1 837,11 х 14 = 25 719,54 рубля;
• отпускные сезонной работницы Светловой — 1 346,15 х 2 = 2 692,3 рубля.
Срок выплаты отпускных — минимум за три календарных дня до начала отпуска. Дату начала можно найти в графике отпусков или в заявлении работника. Например, сотруднику, который уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если день выплаты приходится на выходной или праздник, выдать деньги нужно накануне (письма Минтруда РФ от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Отпускные можно выдать вместе с зарплатой. Главное — не нарушить сроки выплаты. Например, срок выплаты зарплаты — 4 июня. Работнику, который уходит в отпуск 7 июня, надо выплатить отпускные 3 июня и можно перечислить зарплату. Работнику, который уходит в отпуск 10 июня, можно выдать и зарплату, и отпускные 4 июня (письмо Минтруда РФ от 26.07.2019 № 14-1/В-582).
Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ, срок уплаты которого — не позднее последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной, то в первый рабочий день следующего месяца (письмо Минфина РФ от 17.01.2017 № 03-04-06/1618).
Одновременно с отпускными на всю сумму следует начислить страховые взносы, а уплатить их в следующем месяце не позднее 15-го числа (п. 3 ст. 431 НК РФ, письмо Минтруда РФ от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).