Как правило, извещают гарантийным письмом контрагента, если хотят подтвердить намерение выполнить условия сделки или заключить с ним новый договор. В нашей статье представлены образцы заполнения различных писем — об оплате, о выполнении работ, приеме на работу, о предоставлении адреса, которые вы сможете скачать.
Гарантийное письмо – это документ, который используют, чтобы сообщить контрагенту о своем намерении исполнить обязательство по договору или заключить новую сделку.
На практике гарантийные письма оформляют для подтверждения денежной задолженности перед контрагентом. Однако деловую корреспонденцию можно использовать, чтобы:
• заключить новый договор на условиях оферты;
• изменить условия или исправить ошибки в действующей сделке;
• прервать срок исковой давности по сомнительной задолженности;
•прекратить обязательство перед контрагентом, если он на это согласен.
В законодательстве не сказано, как написать гарантийное письмо, поэтому документ составляют в свободной форме. Есть два типа писем, которые различаются по смыслу и содержанию.
Первый тип используют, когда гарантируют исполнение обязательства по действующему договору. В этом случае в документ включают следующие пункты:
• реквизиты договора, в связи с которым возникло обязательство;
• действия, которые обязуетесь осуществить — выполнить работы, оказать услуги, оплатить счет, погасить неустойку или выплатить основной долг;
• обещание исполнить обязательство или погасить задолженность;
• срок, в течение которого вы планируете исполнить обязательство.
Дополнительно можно указать обстоятельства, при которых возникло обязательство, и ответственность за невыполненное обещание.
Если для исполнения гарантийных обязательств вам нужны встречные действия контрагента, то укажите это в письме. Например, выставить счет, направить вам пакет закрывающих документов, внести предоплату.
Нелишним будет приложить к сообщению документы, которые подтвердят обстоятельства, на которые вы ссылаетесь.
Если письмо завизировал представитель по доверенности, то приложите ее копию.
Второй тип предназначен для того, чтобы заключить договор по правилам оферты. Для этого составляют документ, который содержит следующие сведения:
• данные получателя предложения;
• существенные условия договора, при наличии которых он считается заключенным;
• информацию, которую контрагент воспримет однозначно и без альтернативного толкования как проявление воли заключить договор;
• данные, которые позволят адресату сделать однозначный вывод, что для заключения договора достаточно выразить согласие.
Договор будет заключен, если контрагент примет (акцептует) условия, перечисленные в письме. В зависимости от договора порядок акцепта будет разниться. Например, чтобы акцептовать гарантийное письмо о поручительстве третьего лица за должника, кредитор должен поставить на нем отметку.
Из правила есть исключение – согласие контрагента (акцепт) не нужно, если договор предусматривает, что молчание в течение определенного срока означает акцепт оферты (п. 2 ст. 438 ГК РФ).
Гарантийное письмо представляет собой лишь обещание и ничего не меняет в существующем обязательстве. Однако в зависимости от содержания и ситуации сообщение могут подтвердить следующие факты.
• Возникновение обязательства. Письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства того, что обязательство возникло. Однако если в действительности обязательства не существует, корреспонденция не позволит взыскать долг.
• Признание долга контрагентом. После признания срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).
• Принятие дополнительных обязательств по сделке, при условии, что контрагент их согласовал.
• Заключение нового договора, при условии, что послание содержит оферту и контрагент ее согласовал (акцептовал).
• Прекращение обязательства. Например, если поставщик отказался от поставки, а покупатель потребовал вернуть предоплату. Поставщик прислал гарантийное письмо, в котором обязался вернуть аванс. В такой ситуации сообщение подтверждает, что стороны отказались от договора путем обмена письмами (ч. 2 ст. 434 ГК РФ).
В законе не предусмотрен предельный срок, в течение которого действует гарантийное письмо. Значит, нужно ориентироваться на информацию, которая содержится в документе. Например, если в послании обозначена дата исполнения обязательств по сделке, то можно ориентироваться на этот срок.
Также срок действия гарантийного письма может быть прерван, если его отозвать. Для этого обычно составляют письмо-отзыв. Однако не всякое сообщение можно отозвать. Например, если в сообщении признается долг, то отозвать его невозможно. Также нельзя отозвать гарантийное письмо с условиями оферты, которые были акцептованы (п. 3 ст. 438 ГК РФ).
Так, заказчик направил гарантийное письмо исполнителю с предложением отремонтировать вагон. Исполнитель выполнил обязательство в полном объеме, однако в день окончания ремонта получил отзыв. Суд оценил такой отзыв как отказ от договора и признал его неправомерным (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2019 № 09АП-8132/2019 по делу № А40-200138/2018).
