По закону о бухучете на каждый факт хозжизни оформляется «первичка». Ее можно составлять как на бумаге, так и в виде электронного документа, заверенного ЭП. Сведения из «первички» регистрируются и накапливаются в регистрах бухучета.
Вовремя передавать «первичку» для внесения сведений в регистры бухучета обязан сотрудник, ответственный за оформление этой документации.
Решение организационных вопросов относительно ведения бухучета и хранения «первички» относится к прерогативе руководителя компании. Он также самостоятельно формирует учетную политику с учетом положений законодательства о бухучете.
ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» установлено, что порядок ведения документооборота утверждается в составе учетной политики.
С учетом приведенных норм Минфин считает, что в исключительных случаях в бухучете позволительно использовать сканированную «первичку» для регистрации отраженных в ней данных в регистрах бухучета. Соблюдение законодательно установленных требований к «первичке» обеспечивает руководитель компании.
Разъяснения дал Минфин РФ в письме от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451.